Sobre gestão - Rituais de gestão - Parte 1

Boa parte do meu tempo como gestora é ocupado com os rituais de gestão. Considero como rituais de gestão as reuniões que são feitas para planejamento, acompanhamento e apoio ao trabalho do time. Todo e qualquer momento que servir para alinhamento, remoção de impedimentos e aumento da motivação também está englobado nessa definição.

Ao longo desses anos, falei sobre muitos rituais no blog e na newsletter e vou reunir nesse e no próximo post da série tudo o que já compartilhei.

Introdução para os rituais de gestão

Retomando a teoria que já compartilhei sobre o que significa ser um gerente, temos o seguinte:

• Selecionar as pessoas certas para formar uma equipe
• Desenvolver as pessoas
• Elaborar processos para que as pessoas consigam desempenhar o seu trabalho
• Evoluir os processos de forma que o resultado da equipe seja o melhor possível
• Orientar e apoiar nas tomadas de decisão da equipe
• Atuar na resolução de problemas
• Se manter disponível para o time como um todo

Essa definição que estou passando aqui é uma colcha de retalhos do que encontro na literatura e um pouco do que tenho de experiência prática. E os rituais que vou listar neste e no próximo post da série dizem respeito às ferramentas que o gestor pode usar para conseguir desempenhar cada um dos pontos que listei nessa definição. Não vai ser uma lista exaustiva, mas sim uma com os rituais que entendo serem os principais para desempenhar o trabalho considerado o esperado para um gestor de média liderança.

Com esse alinhamento, podemos seguir adiante e entender melhor os rituais de gestão.

Se preparando para os rituais

Organizando os momentos em que vou fazer os rituais de gestão com o time, parece, muitas vezes, que a minha agenda será dominada por reuniões, sem sobrar tempo para fazer o trabalho de verdade. Mas, como falei no início desse tópico, o seu trabalho de verdade é ajudar o time, então ele dever ser considerado prioridade.

Então, para me organizar nesse sentido, costumo avaliar alguns pontos:

Lista de rituais

No momento, gerencio 7 pessoas e faço conversas de 1:1, PDI, Happiness Radar, Health Check e de ciclo de avaliação. Essa lista é viva e vai mudando conforme o momento do time e o que os meus colegas gestores compartilham como boas práticas que podem ser aplicadas ao time.

O importante é ter uma visibilidade dos rituais que você pretende fazer com o time e, principalmente, quais serão feitos individualmente.

Organização da agenda

Sabendo quais rituais serão feitos, com qual frequência e com quantas pessoas é possível organizar a agenda para encaixar esses momentos na sua semana. Para deixar claro para os integrantes do time que sempre estou disponível para conversar e que esses rituais são parte do nosso dia a dia, eu envio convites recorrentes.

Se foi acordado fazer 1:1’s quinzenais de 30 minutos, então já faço o envio de uma agenda recorrente com esse compromisso. Particularmente, evito desmarcar as agendas individuais. Mas, quando é necessário, costumo enviar uma mensagem avisando que vou precisar desmarcar, com a justificativa e pelo menos uma previsão de quando vamos conseguir conversar. O ideal, na minha opinião, é já deixar o reagendamento marcado.

Foco no momento

Nem todo mundo está acostumado com uma gestão próxima, mas quem está sabe que faz uma grande diferença na manutenção do trabalho de alta performance. Portanto, se prepare para manter o foco no momento da reunião. Pausar as notificações e deixar a tela apenas com as janelas da reunião e das anotações são algumas das coisas que faço para não me distrair durante a conversa.

Dar a atenção para quem está conversando com você constrói confiança e, por mais que demore essa construção, a falta de foco pode acabar com as vantagens dessas conversas.

Propósito de cada ritual

Como comentei, tenho um número considerável de rituais com o time. E, não raro, algumas pessoas não conhecem todos eles. Por isso, deixe claro o objetivo de cada um desses momentos. É interessante enviar uma breve descrição no corpo do convite e usar a primeira reunião para explicar por que esse momento foi reservado para conversar. Com o tempo, cada ritual com cada pessoa vai se moldando para o melhor formato, mas é preciso ter um padrão para começar.

Outros tópicos importantes para os rituais de gestão

Escrevendo sobre os rituais de gestão, percebi que já havia publicado uma quantidade boa de textos sobre o assunto. Por isso, vou fazer aqui um compilado do que já postei no blog e na newsletter a respeito.

Muitos rituais de gestão são sinônimos de reuniões. Apesar de estarmos há um bom tempo com o modelo remoto dominando, ainda existem muitas dicas que são úteis para melhorar as reuniões online. O compilado inicia com os posts Dicas para Reuniões Remotas - Parte 1 e Dicas para Reuniões Remotas - Parte 2 porque estar bem-preparado para esses momentos é uma parte importante para o sucesso dos rituais. Seguindo essa mesma lógica, escrevi o post Roteiros para as cerimônias, que ajuda na preparação, e o Como encerrar reuniões que tem um nome autoexplicativo.

É parte essencial do trabalho de gestão conhecer bem o time. Comentei sobre isso no post Iniciando com um novo time e aconselho trabalhar formas de se aproximar das pessoas para entender como você pode ajudar cada um a entregar o seu melhor trabalho, da melhor forma possível. Saber dosar o quanto o acompanhamento do time precisa ser síncrono também é importante para uma boa gestão. Pensando no quanto o time pode avançar, com acompanhamento e sem se sentir microgerenciado, existe o post Boas práticas para o trabalho assíncrono. E na terceira edição falei sobre liberdade com responsabilidade, porque também é preciso falar do que é necessário para que o gestor não precise atuar tão de perto.

Como gestor, é interessante acompanhar como está a moral do time. Na segunda edição da Trilha de Valor, falei sobre como fazia essa mensuração no time que atuava na época. Também escrevi o post Moral do time para explicar um pouco mais sobre como esse modelo funciona. Dentro da vigésima segunda edição, falei sobre motivação e as dicas que passo nesse texto podem ser utilizadas de acordo com o resultado da mensuração de moral do time.

A oitava edição foi dedicada à gestão de mudanças 3.0. Dentro dessa definição existem 4 processos que seguem 4 modelos: PDCA, ADKAR, Curva de adoção da inovação e 5 I’s. Por mais que nem todos sejam modelos que serão sempre utilizados durante a gestão dos times, eles são ferramentas interessantes para apoiar em momentos de mudanças impactantes.

A sexta edição foi dedicada ao feedback e nela eu falo sobre feedback wrap e feedforward. Na vigésima edição falei sobre o feedback COIN.

Na sétima edição escrevi sobre melhoria contínua na carreira. Esse processo não precisa ser feito de forma individual e o gestor pode ajudar tanto na construção do plano quanto no acompanhamento.

E na trigésima quarta edição, comento sobre o papel do gestor em um ambiente de trabalho saudável. O que acredito estar diretamente ligado com os objetivos dos rituais de gestão.

É um material bem extenso e que fala muito sobre os contextos em que eu estava inserida na época em que escrevi cada um deles. Mesmo assim, entendo que seguem interessantes e bem conectados com o tópico de rituais de gestão.

Na parte dois, pretendo comentar um pouco mais sobre os rituais de gestão, focando nos seguintes rituais:

• 1:1’s
• PDI
• Mentoria
• Ciclo de avaliação
• Onboarding
• Health Check
• Happiness Radar

Até a próxima!

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