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Dicas para Reuniões Remotas - Parte 2

Foto de Monty Allen, via Unsplash

No post Dicas para Reuniões Remotas - Parte 1, dei algumas dicas sobre como se preparar para reuniões remotas. Mostrei como montar um invite útil, tanto para o facilitador quanto para os participantes, e também comentei a respeito da preparação do facilitador.

Como prometido, agora dou as dicas que considero importantes no papel de facilitador ou participante, bem como boas práticas a serem seguidas após a conclusão da reunião.

Facilitando a reunião

Mesmo colocando uma descrição com o que é esperado na reunião, é sempre bom iniciar com uma contextualização, explicando porque todas as pessoas foram reunidas. Assim, alinhamos expectativas e já ajudamos quem não tinha se atentado ou até mesmo compreendido o objetivo da reunião a acompanhar melhor o que está acontecendo.

Muitas vezes participamos como facilitadores da reunião, sem necessariamente estarmos envolvidos nas decisões. Então é importante estar atento ao andamento, mantendo a atenção dos participantes e guiando as pessoas para atingir os objetivos definidos. Desvios podem e vão ocorrer, mas cabe ao facilitador guiar os participantes para focarem no objetivo novamente.

Lembrando que, caso a reunião tenha atingido o seu objetivo, não é preciso utilizar todo o tempo reservado na agenda. É uma recomendação encontrada no Scrum Guide e que pode ser utilizada em qualquer tipo de reunião, pois é sempre vantajoso conseguir finalizar a discussão de todos os itens de forma sucinta. Mais importante ainda é não estourar o tempo quando não existe perspectiva de definição. Se houver a necessidade de estressar mais o assunto e o tempo restante não parece ser suficiente, é uma boa prática sugerir uma nova agenda para seguir com a discussão. Assim, os participantes terão tempo para rever tudo o que foi exposto e trazer novos insumos para o próximo encontro.

Participando de uma reunião remota

Em contrapartida, também é necessário que os participantes convidados consultem as informações do invite. Assim, evitamos a discussão de itens que desviam do fórum proposto. Verifique o assunto da reunião e, caso seja necessário alguma informação sua, esteja preparado para fornecê-la ou, pelo menos, para alinhar a necessidade de algum alinhamento prévio.

Esteja pronto para entrar na chamada com antecedência, identifique os comandos da ferramenta utilizada para a chamada (configuração de microfone, câmera, compartilhamento de tela) e mesmo que não esteja utilizando a câmera, tente manter o foco no assunto que está sendo tratado.

O sucesso da reunião não depende somente do facilitador, mas sim de todas as pessoas envolvidas. Se você foi convidado como participante necessário de uma reunião, tenha em mente que a expectativa é que se obtenha a sua colaboração ou até mesmo somente a sua ciência do que está sendo tratado. Se não puder participar no horário proposto, é melhor recusar o convite, do que participar deixando a falsa impressão de alinhamento.

Após a reunião

Gosto de enviar uma pauta após as reuniões, principalmente quando tarefas são designadas. No caso das cerimônias do Scrum, os artefatos gerados podem ser considerados como pauta: na planning temos o Sprint Backlog gerado, bem como o objetivo da Sprint, na retrospectiva temos o plano de ação para os ajustes na próxima Sprint e assim por diante.

Caso uma pauta via email não seja o formato adequado, devemos deixar os artefatos gerados e os acordos firmados disponíveis para consulta, seja em ferramentas online de gestão de times ágeis ou até mesmo em algum documento compartilhado. O importante é ter uma forma de verificar o progresso.

Considerações finais

Obviamente, podem surgir novos tópicos ou pendências não mapeadas. A ideia é ter o mínimo de preparação para que o momento seja melhor aproveitado e depois dele tenhamos a continuidade do trabalho com todos munidos do que é necessário para tal.

Também é necessário considerar que, durante a quarentena, muitas pessoas estão trabalhando com a família em casa. É uma situação atípica, que pode atrapalhar o andamento do trabalho e devemos ser empáticos o suficiente para entender que todos estão fazendo o possível para seguir trabalhando dentro da normalidade, se é que isso é possível.

Espero que as dicas tenham sido esclarecedoras e que façam sentido para o seu contexto atual. Como sempre, os comentários estão abertos para dúvidas, críticas e sugestões.