Como se preparar para facilitar reuniões

Passei pela experiência de facilitar uma dinâmica num contexto um pouco distante do que eu vejo no dia a dia. E essa experiência me fez revisar quais são os pontos que considero no momento de me preparar para facilitar reuniões. São coisas que sempre faço, mas acabo não percebendo por atuar na facilitação dentro de uma zona de conforto. Por isso, acho válido registrar quais são os passos que segui para conseguir facilitar uma reunião fora do meu contexto e que, na minha visão, atingiu o objetivo esperado.

Neste post, vou descrever esse passo a passo e qual foi a lógica que utilizei para seguir essa organização.

Em resumo, o passo a passo foi:

• Entender o contexto e o objetivo
• Preparar os materiais necessários
• Organizar as etapas
• Entender os entregáveis

Entender o contexto e o objetivo

Como mencionei, iria facilitar uma dinâmica fora do meu escopo. Por isso, o primeiro passo da facilitação foi conversar com quem solicitou a dinâmica para entender qual era o contexto e o objetivo.

O contexto é importante porque, dependendo da etapa do projeto, temos mais espaço para muitas ideias e bastante debate. Nesse caso, o time estava muito próximo de um prazo de entrega e o ideal era ter o objetivo atingido o mais rápido possível. Isso não significa que ideias não seriam dadas e nem que o debate não seria feito. Significa que eu deveria ir preparada para manter o foco da discussão e sinalizar sempre que o time desviasse do que deveríamos estar fazendo.

E saber o objetivo também é muito importante porque a minha facilitação vai estar alinhada com as expectativas dos participantes. Se o objetivo não for atingido, eu não posso apenas dizer que acabou o tempo e vamos embora. Nesse caso em específico, até estendemos um pouco no primeiro dia e fizemos outro encontro no dia útil seguinte para fechar o objetivo. Se o objetivo fosse atingido no primeiro dia, não haveria necessidade de remarcar porque todos estariam com as expectativas atendidas de alguma forma no final do primeiro encontro.

Preparar os materiais necessários

Ciente do contexto e dos objetivos, parti para a construção do material. Como a ideia era fazer um brainstorming para prever possíveis erros e soluções num processo que iria ser executado, preparei um quadro no Miro com áreas de post-its para conduzir a dinâmica na direção do objetivo.

Foram 5 áreas:

1. Área para que todos pudessem incluir as suas previsões de possíveis erros
2. Área para categorizar esses erros
3. Área para discutir soluções para cada categoria de erro
4. Área para organizar o fluxo de soluções para cada categoria
5. Parking lot

A minha intenção foi deixar o início da dinâmica bem aberto para a inclusão de todas as ideias e, conforme a discussão avançasse, ir estreitando a quantidade de itens para discussão. Por exemplo, imagine que foram incluídos 15 post-its falando sobre erro nas credenciais, cada um com uma descrição diferente. É muito mais fácil abrir a discussão sobre erro nas credenciais deixando claro que é um problema que muitos concordam que pode acontecer do que puxar a discussão em cada um dos post-its para falar do mesmo assunto.

Para dar uma ideia de como essa categorização facilita a discussão, essa dinâmica em específico gerou 30 post-its no brainstorming que viraram 5 categorias.

Ter o parking lot também é importante para manter o foco. O parking lot é uma área em que as ideias que fogem do escopo da discussão são colocadas para debate futuro. Assim, quem deu a ideia tem ela registrada e o time não perde o foco com algo que pode ser muito importante, mas não é o assunto atual.

Organizar as etapas

Organizar as etapas consistiu em basicamente organizar essas áreas no Miro, com os seus grupos de post-its e planejar como eu iria facilitar cada uma delas.

Sabendo do tempo que teria disponível para concluir a dinâmica, fiz a divisão dos tempos que gostaria de usar para facilitar cada parte. Nesse momento, também pensei em possíveis imprevistos e como contornar cada um deles.

Como já comentei, imprevistos acontecem e ir sabendo que nem tudo vai sair perfeitamente ajuda e muito no momento de pensar em formas de contornar esses eventos.

Entender os entregáveis

Com a dinâmica toda organizada, apresentei para quem tinha me pedido a facilitação qual foi a organização que pensei e se a pessoa concordava que ela atingiria o objetivo. Depois de ter a dinâmica aprovada, também conversei sobre o que deveria ser o entregável dessa reunião.

Como o time gostaria de ter um plano de ação para agir em caso de erros, foi combinado que a discussão seria documentada e essa documentação seria o guia que o time seguiria no momento da execução da tarefa. Com isso, após finalizar a dinâmica com o time, criei uma página no Outline para registrar tudo o que foi acordado e organizar as informações que estavam dentro do quadro um pouco desorganizadas.

Sabendo desse entregável, fiz muitas anotações durante a dinâmica, para não perder pontos importantes e conseguir fazer uma documentação que fizesse sentindo para o time. Conduzir uma dinâmica sem saber o que é esperado dela pode minar toda a preparação do facilitador, já que um trabalho vai ser feito e o resultado não vai ser utilizado.

Esse passo a passo pode parecer simples, mas ter uma certa preparação e entendimento antes de qualquer facilitação ajuda e muito a ter sucesso nas dinâmicas. Caso tenha dúvidas sobre como fazer a facilitação de reuniões, o livro “A arte da facilitação” possui dicas muito interessantes sobre essa prática.

Espero que compartilhar a minha experiência tenha te ajudado a pensar num plano para as suas facilitações.

Até a próxima!

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