Formato de reunião assíncrona do Coda

O two-way writeup é um formato de reunião usado no Coda, que inclusive disponibiliza um template dentro dos documentos para a criação rápida de uma reunião nesse formato. Eu testei com o time para discutir a evolução do nosso Happiness Radar e decidi compartilhar aqui no blog como que o formato funciona.

O que é o two-way writeup

O two-way writeup é um formato de reunião com dois writeups. Um writeup é um documento escrito que ajuda o time a atingir um objetivo. Pode ser usado para gerar ideias, apoiar na tomada de decisões ou garantir uma comunicação clara.

A ideia do two-way writeup é que ele resolva problemas encontrados nos formatos de reunião existentes. Em que temos pouco envolvimento dos participantes ou a necessidade de muito tempo de reunião para se chegar no resultado desejado.

Para atingir esse objetivo, o two-way writeup foca em três pontos:

Confirmação de leitura

Ao invés de ficar solicitando confirmações verbais de leitura, o uso do two-way writeup permite que cada pessoa marque com antecedência que leu o material compartilhado. Isso é feito apenas com um botão de reação dentro do documento.

Parece uma solução muito simples, mas considerando que muitas decisões demoram para serem tomadas porque nem todas as pessoas possuem contexto, ter como conferir quem leu o material é de grande ajuda.

Feedback estruturado

Recebendo o material com o contexto com antecedência, todos os envolvidos conseguem ler com calma e passar feedbacks estruturados a respeito do que analisaram. Mas para que esse feedback seja útil, ele precisa ter uma pergunta que direcione o que se deseja de cada participante.

Exemplos de perguntas direcionadoras:

• O que você achou da proposta?
• O que não pensamos a respeito e que deveríamos levar em consideração?
• Quais são as suas preocupações?

É possível combinar uma data para incluir os feedbacks no documento ou solicitar o preenchimento no início de uma reunião síncrona.

O formato sugerido pelo Coda considera que todos devem responder à pergunta sem ver as respostas dadas pelas outras pessoas.

Dúvidas

Às vezes, as perguntas podem se tornar confusas ou repetitivas dentro de uma reunião. Para resolver esse ponto, o two-way writeup sugere que as perguntas sejam feitas no mesmo lugar e que todos possam votar nas mais interessantes. Dessa forma, a reunião é mais focada e as dúvidas mais importantes são esclarecidas primeiro.

Template no Coda

Dentro do Coda, é possível gerar um documento com esse formato digitando /two-way writeup dentro de qualquer documento. Depois de escolher esse template na caixa de opções que será aberta, o documento será preenchido pelo seguinte conteúdo:

O template é formado por 5 seções:

• Backgroud: contexto do problema. Pode ser um texto, uma apresentação de slides, uma ilustração ou fluxograma. Ou seja, qualquer coisa que explique o que se deseja resolver de forma colaborativa
• Proposal: apresentação das propostas para resolver o problema, com uma votação para a escolha entre as opções disponíveis, se aplicável
• Done reading: botão para que cada interessado possa confirmar que leu o material
• How do you feel about _____?: pergunta direcionadora que vai ajudar a colher feedbacks estruturados a respeito do que está sendo debatido. O texto deve ser substituído pela pergunta que faz mais sentido para o contexto apresentado
• Topics for discussion: espaço para incluir dúvidas que podem surgir sobre o material apresentado, sobre impedimentos e problemas previstos ou sobre algo importante que não foi considerado

Todos esses itens permitem que as pessoas envolvidas façam perguntas e deem seu feedback, iterando rapidamente na direção de uma solução. Esse documento também organiza a facilitação da reunião síncrona.

Evolução das apresentações

O Coda tem um artigo apresentando o two-way writeup e a evolução das apresentações. Lendo ele, percebi que também passei por essas mudanças dentro do meu trabalho.

Esses são exemplos de 3 formatos que já usei onde trabalho atualmente:

1. Operation Review: apresentação de slides mostrando os resultados do time
2. Operation Review revisada: inicia com um documento de texto enviado com antecedência contendo os resultados do time e depois uma reunião com apresentação de slides reduzida para mostrar os pontos principais e tirar dúvidas
3. Two-way writeup: teste com o time utilizando esse formato para algumas tomadas de decisão, como em mudanças de processos já estabelecidos, por exemplo

Um grande desafio que enfrento é o engajamento nas reuniões. Eu mesma tenho dificuldades de me manter atenta às reuniões que perdem o foco e desviam do assunto. Acredito que esse formato é interessante para direcionar as discussões e pretendo seguir testando com o time. Principalmente para tentar manter as reuniões rápidas, focadas e efetivas.

Por mais que reuniões sejam odiadas por algumas pessoas, essa ainda é uma das melhores formas para gerar alinhamento dentro do time. Por isso, estou sempre buscando formatos que me ajudem a ter reuniões realmente produtivas e úteis.

Caso conheça outros tipos de reunião, fique à vontade para compartilhar aqui nos comentários.

Até a próxima!

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