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Dicas para Reuniões Remotas - Parte 1

Foto de Bernard Hermant, via Unsplash

Sempre defendi que reuniões remotas podem ser tão produtivas quanto as presenciais e acredito que no momento atual diversas pessoas estão trabalhando para tornar essa afirmação uma realidade. Antes mesmo da mudança para home office, eu já facilitava as cerimônias Scrum dos times remotamente e mesmo assim senti uma diferença no trabalho 100% remoto durante a quarentena. Então não acho surpreendente que diversas áreas, inclusive as de desenvolvimento de software, estejam se adaptando à nova realidade.

Como já puderam perceber, gosto muito de manter as coisas organizadas e isso inclui a condução das reuniões. Sigo um roteiro para organização e facilitação, independentemente do formato, pois acredito que assim temos um melhor aproveitamento do tempo das pessoas envolvidas e todos saem com o mesmo entendimento, que considero o mínimo esperado.

Usando o Scrum como referência, onde cada cerimônia tem um propósito, limitação de tempo (o time-box), entradas e saídas definidas e que deve ser conduzida de forma a atingir um objetivo, tento usar esse conceito como base para qualquer reunião. Acho a ideia de ter essas cerimonias definidas muito boa, porque assim no resto da Sprint podemos seguir focados no desenvolvimento e na resolução de impedimentos (sonhar não custa nada). E uma reunião nada mais é do que um alinhamento para que todos os envolvidos possam seguir com o seu trabalho em busca do mesmo objetivo, então essa linha de raciocínio faz muito sentido pra mim.

Sendo assim, separei algumas dicas (divididas em duas partes) que considero valiosas para esse momento que estamos vivendo e que sempre tento seguir no meu trabalho.

Invite

Quando marcamos uma agenda, principalmente quando existem muitas pessoas envolvidas, o ideal é considerar uma certa antecedência. Obviamente reuniões emergenciais podem surgir mas, marcando com antecedência, a chance de termos adesão de todos os convidados é muito maior. É importante considerar também que, caso seja necessária uma preparação prévia, os envolvidos terão tempo de se organizar a fim de contribuir da melhor forma possível. Assim, evitamos aquela reunião para combinar o que devemos ter para a próxima reunião.

Ao enviar o invite, sempre incluo estes itens:

  • Assunto: algo sucinto, que descreva bem o evento e ajude a entender o convite quando ele é exibido na agenda;
  • Local: sala física ou virtual onde a reunião será realizada. Em tempos de trabalho remoto é indispensável deixar o link da sala disponível, assim minimizamos atrasos porque os participantes estão tentando descobrir qual link acessar;
  • Descrição: como dito anteriormente, em algumas reuniões é necessário que as pessoas venham preparadas para colaborar com algumas informações, então é sempre bom ter descrito o que é necessário levar para a reunião e, mesmo que não haja esta necessidade, é bom saber qual é o objetivo. No caso de cerimônias Scrum, temos uma definição padrão para cada uma delas, mas é uma boa prática considerar que nem todas as pessoas envolvidas estão familiarizadas com o framework.

Também fique atento às agendas dos participantes. Parece uma dica muito básica, mas esquecer de verificar os horários disponíveis antes de enviar o invite pode significar um grande número de recusas. Caso o assunto seja urgente e as pessoas envolvidas estejam sem horário disponível, vale entrar em contato para explicar a urgência e pedir prioridade.

Preparação

Como facilitador, é importante estar preparado para iniciar a reunião. Entrar na sala com antecedência, testar o acesso aos sistemas que serão utilizados e deixar apresentações e demais materiais de apoio organizados evita atrasos desnecessários e contribui com um melhor aproveitamento do período disponível. Também incluo na preparação a revisão de como a reunião deve ser conduzida, no caso de ser uma cerimônia do Scrum ou uma dinâmica da Lean Inception, por exemplo.

Considerações finais

Esta foi a primeira parte das dicas para reuniões remotas. No segundo e último post da série, incluo dicas para a facilitação da reunião remota e também para quem participa como convidado.

Independentemente das dicas tenham sempre em mente que, durante a quarentena, muitas pessoas estão trabalhando com a família em casa. É uma situação atípica, que pode atrapalhar o andamento do trabalho e devemos ser empáticos o suficiente para entender que todos estão fazendo o possível para seguir trabalhando dentro da normalidade, se é que isso é possível.

Tem alguma dica para compartilhar? Os comentários estão abertos para dúvidas, críticas e sugestões.

Update

A parte 2 já foi postada, é só clicar no link e seguir para as próximas dicas. :D