Ícone do LinkedIn Ícone do RSS

05 Fev 2021 | 5 minutos • Facilitação

Roteiros para as cerimônias

Material de apoio para Scrum Masters

Ingrid Machado

Ingrid Machado

Engenheira de computação, especialista em engenharia de software. Autora deste querido blog.

Image de capa do post Roteiros para as cerimônias

Sempre que eu falo sobre facilitação, eu comento sobre o planejamento que faço para as reuniões. E, revendo alguns posts, notei que nunca passei esse tópico em detalhes.

Para conseguir lidar com todas as atividades no dia a dia, o melhor é anotar tudo. Não tem por que tentar ficar lembrando cada detalhe. Confia em mim, porque digo por experiência própria que é bem cansativo tentar fazer isso sempre.

Então quando vou iniciar em algum time como Scrum Master, costumo ter um formato padrão de facilitação das cerimônias, que é alterado conforme os feedbacks passados nas retrospectivas. Para me guiar, tenho um roteiro base para cada uma das cerimônias, assim não deixo nenhuma etapa de fora e sempre aplico as mudanças sugeridas pelo time.

Para organizar os roteiros, uso o OneNote. Faço um bloco de anotações para o time com uma seção para as cerimônias, onde cada página da seção é o roteiro de uma cerimônia específica. Essa divisão fica mais clara no post Usando o OneNote para organizar o trabalho, que tem prints mostrando essa organização.

Informações iniciais

Para cada cerimônia, todos os roteiros possuem o seguinte cabeçalho:

Agenda: [Sprint XX] CERIMÔNIA – Time XXXXX

Quando: XXXXX

Duração: XX:XX

Participantes: XXXXX

Para uma Planning, por exemplo, o roteiro inicia assim:

Agenda: [Sprint 03] Planning – Time Soluções

Quando: No primeiro dia da Sprint, às quartas-feiras

Duração: 04:00

Participantes: SM, PO, time

Essa organização é importante quando é uma agenda que é marcada de forma não recorrente e que é necessário lembrar de convidar mais pessoas fora do time. O campo agenda eu uso como modelo do título do convite e só vou atualizando o número da Sprint. Eu sempre preencho o campo da duração com os timeboxes padrões sugeridos pelo Scrum, mas, dependendo do time, fazemos acordos para mudar a duração de algumas cerimônias.

Eu facilito as cerimônias remotas com o Azure Boards (VSTS), então alguns termos dos roteiros são relacionados com a ferramenta.

Roteiro para a Planning

Para a facilitação da Planning, é necessário prestar atenção em alguns detalhes e lembrar de que o Sprint Backlog não é formado somente de User Stories. Dito isso, organizo o seguinte roteiro base para a Planning:

Roteiro para a Daily

Para a Daily, o roteiro tem o padrão de cerimônia definido pelo time e sigo usando o arquivo para anotar os impedimentos que são levantados na cerimônia e que preciso atuar durante o dia.

Além do cabeçalho, incluo as perguntas da Daily (removidas do Scrum Guide 2020), mas que ainda servem de guia para iniciar:

Anotações:

Data: XX/XX/XXXX
Impedimento Anotações
   
   
   

Roteiro para o Backlog Refinement

Como comentei no post Trabalhando com Scrum – Cerimônias, costumo fazer uma cerimônia para refinar os itens do Product Backlog. O roteiro é parecido com o da Planning, mas a intenção é definir as tarefas para encontrar pontos de dúvida e indefinição nas User Stories que estão sendo refinadas. Assim, quando a User Story for debatida na Planning, além de já ser de conhecimento do time, também vai ser debatida de forma bem mais efetiva.

Roteiro para a Review

Uma técnica que aprendi com uma Agile Coach para a Review é fazer uma apresentação para guiar a reunião. A apresentação é organizada exibindo o objetivo da Sprint, quais User Stories foram concluídas, quais não foram concluídas e qual o estágio atual e o Backlog previsto para a próxima Sprint. Ainda incluo um momento para demonstrações, quando possível, e outro para feedbacks. Sendo assim, tenho o seguinte roteiro para a Review:

Roteiro para a Retrospectiva

Para a Retrospectiva, costumo iniciar usando um formato com 4 colunas (pontos positivos, pontos negativos, ações de melhoria e elogios). Faço alguns ajustes conforme as sugestões do time, mas gosto desse formato para times remotos. Pensando nesse modelo, tenho o seguinte roteiro base:


Ter um roteiro ajuda na organização da cerimônia e a não esquecer etapas importantes das cerimônias. Espero que os meus exemplos te ajudem a montar o seu próprio roteiro ou até mesmo a melhorar um existente. O importante é manter a organização e não tentar lembrar de tudo a todo instante.

Até a próxima!

O link do post foi copiado com sucesso!

Mais conteúdos de Ingrid Machado

Imagem de capa do post Como encerrar reuniões

15 Abr 2022 • Facilitação

Como encerrar reuniões

Ao facilitar reuniões, temos que focar no objetivo para saber avaliar se o encontro foi concluído com sucesso ou não. E, quando estamos reunidos para alinhar os próximos passos e definir tarefas, é...

2 minutos

Imagem de capa do post ICE score

08 Abr 2022 • Facilitação

ICE score

Existem muitos métodos de priorização e, dentre os métodos existentes, temos o ICE score. ICE é uma sigla para “Impact, Confidence and Easy”, que em tradução livre significa “Impacto, Confiança e F...

2 minutos

Imagem de capa do post Lean Coffee

11 Mar 2022 • Facilitação

Lean Coffee

Quando queremos conduzir reuniões com pautas abertas, porém de forma organizada e estruturada, podemos recorrer ao formato do Lean Coffee. Já utilizei esse formato para conduzir retrospectivas e re...

2 minutos

linkedin icon
LINKEDIN
Twitter icon
TWITTER
RSS icon
RSS

Ingrid Machado © 2019 - 2022

• Ingrid Machado © 2019 - 2022

• Layout por Victoria Facundes • Desenvolvido por Cristhian Rodrigues

VOLTAR AO TOPO

voltar para o topo