05 Fev 2021 | 5 minutos • Facilitação
Roteiros para as cerimônias
Material de apoio para Scrum Masters
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Ingrid Machado
Engenheira de computação, especialista em engenharia de software. Autora deste querido blog.
![Image de capa do post Roteiros para as cerimônias](/assets/images/posts/covers/roteiros-cerimonias.jpg)
Sempre que eu falo sobre facilitação, eu comento sobre o planejamento que faço para as reuniões. E, revendo alguns posts, notei que nunca passei esse tópico em detalhes.
Para conseguir lidar com todas as atividades no dia a dia, o melhor é anotar tudo. Não tem por que tentar ficar lembrando cada detalhe. Confia em mim, porque digo por experiência própria que é bem cansativo tentar fazer isso sempre.
Então quando vou iniciar em algum time como Scrum Master, costumo ter um formato padrão de facilitação das cerimônias, que é alterado conforme os feedbacks passados nas retrospectivas. Para me guiar, tenho um roteiro base para cada uma das cerimônias, assim não deixo nenhuma etapa de fora e sempre aplico as mudanças sugeridas pelo time.
Para organizar os roteiros, uso o OneNote. Faço um bloco de anotações para o time com uma seção para as cerimônias, onde cada página da seção é o roteiro de uma cerimônia específica. Essa divisão fica mais clara no post Usando o OneNote para organizar o trabalho, que tem prints mostrando essa organização.
Informações iniciais
Para cada cerimônia, todos os roteiros possuem o seguinte cabeçalho:
Agenda: [Sprint XX] CERIMÔNIA – Time XXXXX
Quando: XXXXX
Duração: XX:XX
Participantes: XXXXX
Para uma Planning, por exemplo, o roteiro inicia assim:
Agenda: [Sprint 03] Planning – Time Soluções
Quando: No primeiro dia da Sprint, às quartas-feiras
Duração: 04:00
Participantes: SM, PO, time
Essa organização é importante quando é uma agenda que é marcada de forma não recorrente e que é necessário lembrar de convidar mais pessoas fora do time. O campo agenda eu uso como modelo do título do convite e só vou atualizando o número da Sprint. Eu sempre preencho o campo da duração com os timeboxes padrões sugeridos pelo Scrum, mas, dependendo do time, fazemos acordos para mudar a duração de algumas cerimônias.
Eu facilito as cerimônias remotas com o Azure Boards (VSTS), então alguns termos dos roteiros são relacionados com a ferramenta.
Roteiro para a Planning
Para a facilitação da Planning, é necessário prestar atenção em alguns detalhes e lembrar de que o Sprint Backlog não é formado somente de User Stories. Dito isso, organizo o seguinte roteiro base para a Planning:
- Verificar o capacity
- Mover as User Stories em aberto da Sprint anterior para a Sprint atual
- Validar se ainda faz sentido na Sprint atual
- Reestimar as tarefas pendentes
- Avaliar User Stories da Sprint atual
- Solicitar para o PO a explicação da User Story
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
- Questionar entendimento do time
- Pontuar User Story
- Criar tarefas
- Avaliar se possuem descrição suficiente
- Questionar entendimento do time
- Estimar
- Verificar capacity da Sprint a cada User Story finalizada
- Definir o objetivo da Sprint
- Validar o entendimento do planejamento com o time
Roteiro para a Daily
Para a Daily, o roteiro tem o padrão de cerimônia definido pelo time e sigo usando o arquivo para anotar os impedimentos que são levantados na cerimônia e que preciso atuar durante o dia.
Além do cabeçalho, incluo as perguntas da Daily (removidas do Scrum Guide 2020), mas que ainda servem de guia para iniciar:
- Perguntas
- O que fiz ontem para atingir o objetivo da Sprint?
- O que vou fazer hoje para atingir o objetivo da Sprint?
- Existem impedimentos que impactam no objetivo da Sprint?
- Relembrar da manutenção do VSTS atualizado
Anotações:
Data: | XX/XX/XXXX |
---|---|
Impedimento | Anotações |
Roteiro para o Backlog Refinement
Como comentei no post Trabalhando com Scrum – Cerimônias, costumo fazer uma cerimônia para refinar os itens do Product Backlog. O roteiro é parecido com o da Planning, mas a intenção é definir as tarefas para encontrar pontos de dúvida e indefinição nas User Stories que estão sendo refinadas. Assim, quando a User Story for debatida na Planning, além de já ser de conhecimento do time, também vai ser debatida de forma bem mais efetiva.
- Selecionar User Story priorizada no Product Backlog
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
- Em caso negativo, sinalizar itens pendentes para o PO
- Solicitar para o PO a explicação da User Story
- Questionar entendimento do time
- Incluir nos comentários da User Story todas as pendências e dúvidas
- Criar as tarefas, se possível
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
Roteiro para a Review
Uma técnica que aprendi com uma Agile Coach para a Review é fazer uma apresentação para guiar a reunião. A apresentação é organizada exibindo o objetivo da Sprint, quais User Stories foram concluídas, quais não foram concluídas e qual o estágio atual e o Backlog previsto para a próxima Sprint. Ainda incluo um momento para demonstrações, quando possível, e outro para feedbacks. Sendo assim, tenho o seguinte roteiro para a Review:
- Extrair no VSTS relatório das User Stories da Sprint atual
- Montar apresentação da Review
- Verificar se existe demonstração
- Validar apresentação com o time
- Conferir se todas as User Stories estavam atualizadas no VSTS
- Alinhar como será a apresentação
- Anotar os feedbacks para discussão com o time
Roteiro para a Retrospectiva
Para a Retrospectiva, costumo iniciar usando um formato com 4 colunas (pontos positivos, pontos negativos, ações de melhoria e elogios). Faço alguns ajustes conforme as sugestões do time, mas gosto desse formato para times remotos. Pensando nesse modelo, tenho o seguinte roteiro base:
- Durante a Sprint: Manter anotações de pontos importantes para debate na retrospectiva
- Montar o board da Retrospectiva antes da cerimônia
- Divisão da cerimônia
- Quebra gelo
- Revisar o plano de ação da retrospectiva anterior
- Time preenche as colunas
- Agrupar os cards repetidos de cada coluna e debater
- Votação nos cards
- Montar e disponibilizar o plano de ação para a Sprint seguinte
- Validar o plano de ação com o time e reforçar se todos estão de acordo
Ter um roteiro ajuda na organização da cerimônia e a não esquecer etapas importantes das cerimônias. Espero que os meus exemplos te ajudem a montar o seu próprio roteiro ou até mesmo a melhorar um existente. O importante é manter a organização e não tentar lembrar de tudo a todo instante.
Até a próxima!
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