05 Fev 2021 | 5 minutos • Facilitação
Roteiros para as cerimônias
Material de apoio para Scrum Masters

Ingrid Machado
Engenheira de computação, especialista em engenharia de software. Autora deste querido blog.

Sempre que eu falo sobre facilitação, eu comento sobre o planejamento que faço para as reuniões. E, revendo alguns posts, notei que nunca passei esse tópico em detalhes.
Para conseguir lidar com todas as atividades no dia a dia, o melhor é anotar tudo. Não tem por que tentar ficar lembrando cada detalhe. Confia em mim, porque digo por experiência própria que é bem cansativo tentar fazer isso sempre.
Então quando vou iniciar em algum time como Scrum Master, costumo ter um formato padrão de facilitação das cerimônias, que é alterado conforme os feedbacks passados nas retrospectivas. Para me guiar, tenho um roteiro base para cada uma das cerimônias, assim não deixo nenhuma etapa de fora e sempre aplico as mudanças sugeridas pelo time.
Para organizar os roteiros, uso o OneNote. Faço um bloco de anotações para o time com uma seção para as cerimônias, onde cada página da seção é o roteiro de uma cerimônia específica. Essa divisão fica mais clara no post Usando o OneNote para organizar o trabalho, que tem prints mostrando essa organização.
Informações iniciais
Para cada cerimônia, todos os roteiros possuem o seguinte cabeçalho:
Agenda: [Sprint XX] CERIMÔNIA – Time XXXXX
Quando: XXXXX
Duração: XX:XX
Participantes: XXXXX
Para uma Planning, por exemplo, o roteiro inicia assim:
Agenda: [Sprint 03] Planning – Time Soluções
Quando: No primeiro dia da Sprint, às quartas-feiras
Duração: 04:00
Participantes: SM, PO, time
Essa organização é importante quando é uma agenda que é marcada de forma não recorrente e que é necessário lembrar de convidar mais pessoas fora do time. O campo agenda eu uso como modelo do título do convite e só vou atualizando o número da Sprint. Eu sempre preencho o campo da duração com os timeboxes padrões sugeridos pelo Scrum, mas, dependendo do time, fazemos acordos para mudar a duração de algumas cerimônias.
Eu facilito as cerimônias remotas com o Azure Boards (VSTS), então alguns termos dos roteiros são relacionados com a ferramenta.
Roteiro para a Planning
Para a facilitação da Planning, é necessário prestar atenção em alguns detalhes e lembrar de que o Sprint Backlog não é formado somente de User Stories. Dito isso, organizo o seguinte roteiro base para a Planning:
- Verificar o capacity
- Mover as User Stories em aberto da Sprint anterior para a Sprint atual
- Validar se ainda faz sentido na Sprint atual
- Reestimar as tarefas pendentes
- Avaliar User Stories da Sprint atual
- Solicitar para o PO a explicação da User Story
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
- Questionar entendimento do time
- Pontuar User Story
- Criar tarefas
- Avaliar se possuem descrição suficiente
- Questionar entendimento do time
- Estimar
- Verificar capacity da Sprint a cada User Story finalizada
- Definir o objetivo da Sprint
- Validar o entendimento do planejamento com o time
Roteiro para a Daily
Para a Daily, o roteiro tem o padrão de cerimônia definido pelo time e sigo usando o arquivo para anotar os impedimentos que são levantados na cerimônia e que preciso atuar durante o dia.
Além do cabeçalho, incluo as perguntas da Daily (removidas do Scrum Guide 2020), mas que ainda servem de guia para iniciar:
- Perguntas
- O que fiz ontem para atingir o objetivo da Sprint?
- O que vou fazer hoje para atingir o objetivo da Sprint?
- Existem impedimentos que impactam no objetivo da Sprint?
- Relembrar da manutenção do VSTS atualizado
Anotações:
Data: | XX/XX/XXXX |
---|---|
Impedimento | Anotações |
Roteiro para o Backlog Refinement
Como comentei no post Trabalhando com Scrum – Cerimônias, costumo fazer uma cerimônia para refinar os itens do Product Backlog. O roteiro é parecido com o da Planning, mas a intenção é definir as tarefas para encontrar pontos de dúvida e indefinição nas User Stories que estão sendo refinadas. Assim, quando a User Story for debatida na Planning, além de já ser de conhecimento do time, também vai ser debatida de forma bem mais efetiva.
- Selecionar User Story priorizada no Product Backlog
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
- Em caso negativo, sinalizar itens pendentes para o PO
- Solicitar para o PO a explicação da User Story
- Questionar entendimento do time
- Incluir nos comentários da User Story todas as pendências e dúvidas
- Criar as tarefas, se possível
- Avaliar se a User Story atende ao Definition of Ready
Roteiro para a Review
Uma técnica que aprendi com uma Agile Coach para a Review é fazer uma apresentação para guiar a reunião. A apresentação é organizada exibindo o objetivo da Sprint, quais User Stories foram concluídas, quais não foram concluídas e qual o estágio atual e o Backlog previsto para a próxima Sprint. Ainda incluo um momento para demonstrações, quando possível, e outro para feedbacks. Sendo assim, tenho o seguinte roteiro para a Review:
- Extrair no VSTS relatório das User Stories da Sprint atual
- Montar apresentação da Review
- Verificar se existe demonstração
- Validar apresentação com o time
- Conferir se todas as User Stories estavam atualizadas no VSTS
- Alinhar como será a apresentação
- Anotar os feedbacks para discussão com o time
Roteiro para a Retrospectiva
Para a Retrospectiva, costumo iniciar usando um formato com 4 colunas (pontos positivos, pontos negativos, ações de melhoria e elogios). Faço alguns ajustes conforme as sugestões do time, mas gosto desse formato para times remotos. Pensando nesse modelo, tenho o seguinte roteiro base:
- Durante a Sprint: Manter anotações de pontos importantes para debate na retrospectiva
- Montar o board da Retrospectiva antes da cerimônia
- Divisão da cerimônia
- Quebra gelo
- Revisar o plano de ação da retrospectiva anterior
- Time preenche as colunas
- Agrupar os cards repetidos de cada coluna e debater
- Votação nos cards
- Montar e disponibilizar o plano de ação para a Sprint seguinte
- Validar o plano de ação com o time e reforçar se todos estão de acordo
Ter um roteiro ajuda na organização da cerimônia e a não esquecer etapas importantes das cerimônias. Espero que os meus exemplos te ajudem a montar o seu próprio roteiro ou até mesmo a melhorar um existente. O importante é manter a organização e não tentar lembrar de tudo a todo instante.
Até a próxima!
O link do post foi copiado com sucesso!Mais conteúdos de Ingrid Machado

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