Usando o OneNote para organizar o trabalho

Sempre que inicio em um novo time, gosto de conhecer as pessoas e observar como o time costuma trabalhar (caso eu vá iniciar em um time em andamento). Como tenho dificuldade para decorar nomes e já desisti de tentar lembrar de várias coisas ao mesmo tempo, tenho o hábito de organizar as informações do time no OneNote. Independentemente da ferramenta que você utilize para organizar o seu trabalho, acredito que essas dicas também serão válidas.

Sigo uma organização padrão, utilizando a própria estrutura do OneNote, que simula um caderno:

• Bloco de anotações: é o arquivo do OneNote em si;
• Seção: é uma divisória do bloco de anotações;
• Página: onde o conteúdo é editado.

Toda vez que você criar um bloco de anotações, os conteúdos seguem essa hierarquia: o bloco de anotações é um conjunto de seções e cada seção é um conjunto de páginas.

Quando estou em um projeto, crio um bloco de anotações somente para ele. Na minha experiência, é comum precisar assumir mais de um time ou até mesmo haver uma troca de times, então se o projeto é um bloco de anotações, cada time será uma seção. Com essa organização, tenho as informações para acompanhamento dos times, além de manter como histórico dos times anteriores. Dessa forma, em um possível repasse tenho todas as informações organizadas para o próximo Scrum Master.

Crio uma seção para cada time e, dentro de cada seção, a seguinte estrutura de páginas:

• Informações do time;
• Cerimônias;
• Anotações.

Informações do time

Esta página tem uma tabela com o nome, email, telefone, papel (PO, desenvolvedor, testador, …) e qualquer outra informação pertinente para que eu possa resolver os impedimentos do dia a dia. Quando inicio com o time essa tabela é uma boa “cola” caso eu esqueça algum nome e também evita que eu pergunte 10 vezes pra alguém se ele é testador funcional ou automatizado, por exemplo.

Sempre surge uma situação que envolve abrir algum chamado ou enviar email para todos do time, então também deixo aqui informações como matrícula e endereços de email agrupados, então só e preciso copiar e colar na hora de enviar os invites. É só uma questão de praticidade mesmo.

Também tenho uma anotação com os stakeholders e pessoas de áreas envolvidas.

Cerimônias

No caso das cerimônias, crio uma página para cada uma delas. O que todas as páginas têm em comum é que costumo deixar um template pronto para o email. Como citei no post Dicas Para Reuniões Remotas 1, sempre mando um invite consistente e informativo e sigo isso muito à risca para as cerimônias. Então, sempre padronizo o que é enviado, indicando o nome do time, qual é a Sprint e a cerimônia no assunto e também um resumo da dinâmica da cerimônia no corpo do invite.

Além disso, organizo cada página das cerimônias da seguinte forma:

Daily

Até o momento só trabalhei com times remotos. Por isso raramente fiz a daily de pé, longe do computador. Sendo assim, sempre faço a daily do time com essa página aberta e anoto todos os impedimentos apontados. Deixo uma tabela como modelo, que tem o nome de cada integrante do time e a data da daily. E só vou copiando a mesma a cada dia para preenchimento. Em casos onde não consigo participar da daily, peço para que o time me sinalize possíveis impedimentos para que eu possa atuar.

Tenho como costume, após a daily, reler cada um dos impedimentos anotados para verificar o que é mais urgente e/ou mais fácil de resolver primeiro. Além de me ajudar na classificação dos impedimentos para decidir qual atacar antes, fico com um registro de há quanto tempo o mesmo impedimento vem sendo sinalizado.

Planning

Costumo usar mais essa página para coletar todas as anotações e possíveis desvios da cerimônias, como se fosse um Parking Lot. Durante a facilitação da planning sempre tento complementar as user stories com qualquer ponto levantado durante a cerimônia e deixar todas as tasks com a maior quantidade de informações possível. Mas alguns questionamentos e informações fogem do escopo da planning e não são assuntos que serão tratados necessariamente pelo time ou para a Sprint corrente. Nesses casos, anoto nessa página para uma consulta posterior e uma ação, caso necessário.

Backlog Refinement

Sempre faço uma cerimônia para que o PO possa repassar com o time as user stories das Sprints seguintes. Mesmo com a definição de que o backlog deve ser refinado durante toda a Sprint, acredito muito no ganho que reunir o time para o refinamento trás. Em alguns momentos vira quase uma mini planning, mas ajuda muito a resolver questões que só atrasariam a planning e deixaríamos de debater questões importantes. Sendo assim, tudo o que surge de dúvida ou itens pendentes são anotados nessa página, para que eu possa apoiar o PO após a cerimônia, caso necessário.

Review

Além do template de email, costumo anotar nesta página comentários que possam surgir durante o feedback da review. Estes itens são insumos para o trabalho do PO e, caso algum não seja trabalhado posteriormente, tenho a relação para apoiar o PO no direcionamento do backlog.

Retrospectiva

A página da retrospectiva é bem parecida no uso com a página da planning. Mesmo deixando o plano de ação discutido na cerimônia disponível para o time, tenho as minhas anotações mais detalhadas nessa página. Essas anotações incluem a data da cerimônia, os pontos que nos comprometemos a mudar e, principalmente, informações que o time passou como sugestão para melhorias. Estes pontos podem ser quem pode resolver algum problema ou até mesmo técnicas que foram utilizadas em outros times que resolveram as questões abordadas na cerimônia.

Anotações

Além de tudo, tenho uma página extra para anotações. Sempre surge alguma coisa no meio do caminho que eu não sei onde encaixar, ou é alguma informação que uso de vez em quando e não tenho a necessidade de decorar. Como já falei algumas vezes, estou tentando parar de lembrar de tudo e deixando sempre anotado em algum lugar. Isso ajuda muito a diminuir o cansaço no final do dia.

Pelo que pesquisei, o OneNote não é vendido separadamente, somente com o pacote do Microsoft 365. Os planos anuais estão cada vez mais acessíveis e pesquisando em outros sites, sempre se encontra alguma promoção. Na minha opinião, vale muito a pena ter o Microsoft 365 para trabalhar, tanto que compro todo ano. Isso mesmo que você leu, a Microsoft não me patrocina.

Lembrando que estou somente descrevendo como costumo trabalhar e usar as ferramentas existentes para me apoiar no trabalho como Scrum Master. Tem alguma dúvida ou sugestão? A caixa de comentários está sempre aberta, aguardando a troca de conhecimento.

Até a próxima!

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