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20 Mai 2024 | 11 minutos • Ferramentas

Microsoft To Do

Organizando as listas de tarefas

Ingrid Machado

Ingrid Machado

Engenheira de computação, especialista em engenharia de software. Autora deste querido blog.

Image de capa do post Microsoft To Do
Foto de Annie Spratt, via Unsplash

O Microsoft To Do é uma ferramenta para gerenciamento de tarefas. Ele possui uma interface e funcionalidades simples que, até o momento, considero suficientes para a minha organização diária.

Por considerar a documentação um pouco confusa, decidi escrever esse post para compartilhar como tem sido o meu uso da ferramenta na rotina de trabalho e na organização das minhas tarefas pessoais. E explicar como ela funciona para apoiar no planejamento diário.


Para falar sobre o meu uso do Microsoft To Do, primeiro gostaria de passar um breve contexto. No trabalho, passei por uma transição para usar os produtos da Microsoft. Junto disso, percebi que estava com muitas tarefas no meu caderno e com uma certa dificuldade de manter a priorização organizada. Esses dois fatores já foram suficientes para que eu decidisse testar a ferramenta para organizar as minhas demandas.

Na organização pessoal, estava procurando uma forma de organizar as minhas tarefas conforme a recomendação do Método Vida Organizada. Lá é ensinado que a minha prática de incluir várias tarefas como eventos de dia inteiro na agenda não é a melhor organização e estou tentando seguir essa recomendação. Por isso, comecei a usar o Todoist e até gostei de como ele funciona.

O problema é que ele é um pouco complexo demais para o meu gosto e algumas funcionalidades que considero básicas estão apenas no plano pago. Como o Microsoft To Do não tem custo, decidi testar para ver se me atende. Estando em fase de testes com o Todoist, não me apaguei à ferramenta e me mantive aberta a experimentar antes de decidir por adquirir um plano pago.

Dito tudo isso, o que vou compartilhar aqui é o meu uso do Microsoft To Do como alguém que está testando a ferramenta. Posso deixar passar algumas funcionalidades, mas tentei ler a documentação e testar os meus casos de uso principais. Então acredito que, mesmo ainda leiga, vou conseguir cobrir a maior parte das funcionalidades principais.

Apenas reforçando, a organização das listas que estou usando é altamente inspirada na organização ensinada pelo Método Vida Organizada.

Configuração inicial

O Microsoft To Do possui algumas listas inteligentes que são apresentadas no primeiro uso. Elas podem ser ocultadas nas configurações, assim como existem listas extras que podem ser exibidas na interface.

A configuração inicial possui as seguintes listas:

Essa configuração já seria suficiente para organizar as suas tarefas, caso deseje uma interface simples. Mas é possível fazer a personalização dessas listas. A primeira personalização possível, é exibir outras listas inteligentes que são, por padrão, ocultas:

Todas as listas inteligentes descritas são exibidas na parte superior esquerda do Microsoft To Do. Os grupos e listas personalizados ficam abaixo dessas listas.

Print da tela do Microsoft To Do no Windows exibindo a lista inteligente "Importante"

Tela do Microsoft To Do no Windows, exibindo a lista inteligente "Importante"

Tenho listas personalizadas diferentes para o trabalho e para as minhas tarefas pessoais. Mantenho essas duas configurações porque eu tenho acesso a duas contas da Microsoft, uma corporativa e outra pessoal. Para ficar mais claro, vou exibir cada configuração dentro de seções separadas.

Configuração na conta profissional

Nesta conta, eu tenho 5 listas personalizadas, sendo que duas estão dentro de um grupo chamado “Follow up”.

Print da tela do Microsoft To Do no Windows exibindo a lista inteligente "Meu Dia"

Tela do Microsoft To Do no Windows, exibindo a lista inteligente "Meu Dia"

Configuração na conta pessoal

Na minha conta pessoal, tenho uma configuração bem diferente, que inclui 9 listas e 2 grupos.

Print da tela do Microsoft To Do no Android na exibição de listas

Tela do Microsoft To Do no Android, exibindo a visão de listas

Detalhes das tarefas

Como já mencionei, as tarefas podem ser incluídas dentro de listas que podem estar ou não dentro de grupos. Dentro de cada tarefa, é possível configurar algumas propriedades que ajudam na organização e aumentam um pouco essa hierarquia de informações.

Print da tela do Microsoft To Do no Android na exibição de detalhes da tarefa

Tela do Microsoft To Do no Android, exibindo a visão de detalhes da tarefa

Adicionar etapa

Cada tarefa pode ser quebrada em subtarefas, chamadas de etapas dentro do aplicativo.

Na minha lista pessoal de viagem, separei alguns itens usando as etapas. Eu tenho as tarefas bolsa, remédios e eletrônicos, por exemplo. Dentro de cada uma delas eu tenho etapas que especificam quais itens estão englobados dentro dessas tarefas que servem como categorias.

Print da tela do Microsoft To Do no Android na exibição de etapas da tarefa

Tela do Microsoft To Do no Android, exibindo a visão de etapas da tarefa

Adicionar a Meu Dia

Todas as tarefas com a data de conclusão igual ao dia atual são exibidas automaticamente na lista “Meu Dia”. As outras tarefas podem ser adicionadas à essa lista durante o planejamento diário, deixando mais claro o que se pretende concluir no dia.

Lembrar-me

É possível adicionar lembretes nas tarefas, escolhendo um dia e horário. Para tarefas recorrentes, os lembretes são para cada ocorrência.

Os lembretes são feitos através das notificações do dispositivo em que o Microsoft To Do está instalado.

Adicionar data de conclusão

Ao escolher uma data de conclusão, a tarefa aparece dentro da lista “Planejado” e da lista “Meu Dia”, quando o dia atual for igual à data de conclusão.

Tarefas recorrentes exibem a data de conclusão como o dia atual e depois passam para o dia da conclusão seguinte automaticamente. Por isso, não é possível incluir uma data em que a repetição acaba. Para burlar esse ponto, estou incluindo no final do nome da tarefa recorrente a data em que ela termina.

Repetir

As tarefas podem ser criadas uma única vez e configuradas como recorrentes. As opções de repetição são as seguintes:

A opção de personalizar permite escolher se a tarefa se repete:

Adicionar arquivo

É possível anexar um arquivo dentro da tarefa. No smartphone, é possível anexar um arquivo ou incluir uma foto diretamente da câmera.

Adicionar anotação

É possível adicionar anotações na tarefa com algumas opções de formatação de texto:

Print da tela do Microsoft To Do no Android na exibição de edição de anotação da tarefa

Tela do Microsoft To Do no Android, exibindo a visão de edição das anotações da tarefa

Importante

Ao clicar na estrela do lado do nome da tarefa, ela é incluída na lista “Importante”. Assim como a lista “Meu dia”, essa lista é muito útil para fazer o planejamento diário e ter uma visão das prioridades da lista de tarefas.

Usando o Microsoft To Do para planejar o dia

Uma recomendação passada pela própria Microsoft é registrar todas as suas tarefas dentro da ferramenta e, no início de cada dia, verificar o que está planejado para o dia dentro da lista “Meu Dia”.

Depois de verificar essa lista, a próxima a ser verificada é a lista “Importante”. Caso alguma tarefa importante precise e possa ser feita durante o dia, basta adicionar a tarefa ao seu planejamento diário clicando em “Adicionar a Meu Dia”. A mesma revisão pode ser feita em todas as outras listas cadastradas.

No final dessa revisão, você pode se guiar pela lista “Meu Dia“ no momento da execução das tarefas. Sempre lembrando que não adianta passar todas as tarefas existentes para o planejamento do dia. O ideal é entender o quanto gostaria de concluir, sem se pressionar a ponto da lista virar uma fonte de ansiedade.

Eu tinha pensado em criar uma lista chamada “Pomodoro” para fazer exatamente esse tipo de organização. Mas estou seguindo a recomendação de uso da lista inteligente “Meu Dia” para organizar o que pretendo executar durante o meu dia de trabalho. É um fluxo simples, mas entendo que, quando bem usado, ajuda e muito na organização do seu dia.

Uso em diferentes dispositivos

Estou utilizando o Microsoft To Do em dispositivos com Windows, Android, macOS e iPadOS. De forma geral, ele tem uma boa sincronização, mas existem dois pontos de atenção:

  1. Uso a conta corporativa no Windows e não consigo sincronizar as tarefas dessa conta para exibição no Android
  2. Uso a conta pessoal no macOS e não existe um widget para exibir e atualizar as tarefas do Microsoft To Do

Para o primeiro ponto, acabei apenas aceitando que a sincronização não está funcionando. Eu não costumo usar o celular para o trabalho, com exceção de quando falta luz ou internet. Então não chega a ser um problema.

O segundo ponto me incomoda um pouco mais, porque tenho o costume de usar widgets no MacBook. Para contornar esse problema, sincronizei a conta do Exchange no aplicativo Lembretes. E é o widget desse aplicativo que tenho usado apenas para exibir as tarefas na mesa. Para atualizar as tarefas, a sincronização dele também não funciona muito bem.

Mesmo assim, sigo testando a ferramenta porque consigo usar ela em todos os dispositivos que uso no dia a dia. Com o tempo, vou entender se esses pontos de atenção são incômodos demais a ponto de precisar mudar novamente.


Pretendo seguir testando o Microsoft To Do para entender se ele vai atender ao meu uso pessoal, mas imagino que não irei trocar de gerenciador de tarefas novamente.

Pode parecer, mas esse não é um post patrocinado. Eu realmente uso a ferramenta devido às condições que expliquei. Apesar de já usar muitos produtos da Microsoft por ter a assinatura do Office 365 Family, não tinha pensado antes em usar ele na minha organização. Mas agora que dei uma chance, decidi compartilhar.

Até a próxima!

O link do post foi copiado com sucesso!

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