Lidando com mudanças - Frágil

Como comentei na introdução desta série, o framework BANI sugere quais são as formas de lidar com cada uma das características do mundo em que estamos vivendo. Para lidar com a fragilidade, a sugestão é ser resiliente e ter um sistema com capacidade reservada para lidar com imprevistos.

Resiliência

A resiliência é a característica do que consegue retornar ao estado inicial, depois de ter sido submetido a alguma ação externa. Fazendo a transcrição dessa definição geral para uma visão de pessoas, ser resiliente é conseguir se manter íntegro mesmo sob situações de stress.

E é importante saber que podemos nos fortalecer a cada desafio. Podemos ser fortes e ter resistência, ficando cada vez mais preparados para enfrentar o que vem pela frente. Mas, no meu caso, também considero ser resiliente saber até quando devo aceitar determinada situação. Saber que consigo aguentar algo, não precisa significar que devo.

Já dei exemplos no blog de quando trabalhava com hora para entrar, mas sem hora para sair. Se for preciso, eu sei que consigo começar a trabalhar às 8h da manhã e seguir, de forma ininterrupta, até o dia seguinte. Mas me desafiar nesse nível me torna realmente resiliente? Bom, agora eu acredito que não. Mas já me deixei levar a pensar que sim.

O Nassim Nicholas Taleb apresenta um conceito chamado de antifrágil. O antifrágil está além da resiliência e da robustez, porque ele considera que a cada erro, a cada desafio a gente se torna cada vez melhor. Porque não basta resistir e voltar ao que era antes, é preciso aprender. Por isso, estou tentando encarar as situações adversas como oportunidades de aprendizado.

Sei que em muitos momentos da minha carreira encarei erros como acontecimentos imperdoáveis. Mas ver as coisas dessa forma só torna tudo mais difícil. Principalmente quando lembramos que no ambiente de trabalho muitas coisas acontecem com o envolvimento de várias pessoas. Por isso, evoluir e ir se tornando a melhor versão de si é o melhor conselho que posso dar para quem está tentando lidar com mudanças.

Capacidade para lidar com imprevistos

Mas se sabemos que tudo muda, o que mais podemos fazer para nos auxiliar com a fragilidade do sistema? A sugestão seguinte do framework BANI é ter uma folga no sistema, que nos dê capacidade para lidar com imprevistos.

Ter uma folga significa que não devemos trabalhar no limite da capacidade disponível. Exemplo: uma determinada Squad tem capacidade de entregar aproximadamente 5 tarefas por semana. Ter uma folga seria planejar 4 tarefas por semana, dando a capacidade de assumir um imprevisto sem prejudicar todo o planejamento.

Forçar o limite da capacidade não é recomendável, na minha opinião, por dois motivos principais:

1. Não é sustentável a longo prazo: imagine sempre estar correndo para entregar o seu trabalho, sem poder ter qualquer tipo de imprevisto, senão é considerado ineficaz
2. Tira a habilidade de responder às mudanças de forma saudável: em um sistema no limite, qualquer perturbação consegue destruir até mesmo os processos mais organizados

Um trabalho bem feito nos exige tempo, atenção e dedicação. E nada disso é possível quando estamos no nosso limite. Por isso, caso identifique que está sem nenhuma capacidade para lidar com imprevistos, é hora de rever a situação atual enquanto o cenário é tranquilo.

Técnicas para lidar com a fragilidade

Além das sugestões do BANI, quero complementar esse post com algumas dicas que acredito serem muito bem aplicáveis no contexto da fragilidade.

Indicadores

Para entender a saúde do seu sistema de trabalho (seja a nível individual ou de time), é interessante ter indicadores claros. O que não é medido não pode ser melhorado e, por isso, devemos saber a situação atual antes mesmo de sair aplicando soluções.

Após entender a situação atual, revise os seus planos para manter a execução na direção correta. Só melhor do que fazer muitas atividades que geram resultado é deixar de fazer coisas que geram desperdício. Então repita o diagnóstico e o replanejamento quantas vezes forem necessárias para entender que o seu trabalho e o do time está sendo bem feito.

Entender a fonte do problema

Caso seja identificado que o sistema não possui folga ou que existe qualquer outro problema em que prováveis mudanças podem ser muito impactantes, busque entender a fonte do problema. Uma técnica bem simples, mas muito poderosa, se chama 5 porquês. A ideia é que se pergunte “porquê” 5 vezes consecutivas, para entender a origem de um problema. Basicamente isso.

Ela pode ser aplicada até mesmo para entender a fonte de um descontentamento, por exemplo. Imagine que uma mudança aconteceu e você não está nem um pouco satisfeito com ela. Talvez o motivo inicial que te preocupa, nem é a real causa do problema. E, tentando identificar porque alguma coisa não está te satisfazendo, você pode entender qual é a verdadeira causa do incômodo e, quem sabe, resolver de forma muito mais simples do que seria resolver a resposta do primeiro porquê.

Caso se perca no meio do exercício ou tenha alguma dúvida no momento de responder, busque quem pode te ajudar a esclarecer a situação. Muitas vezes, somos resistentes às mudanças justamente por não entendermos os porquês. E entender o que está acontecendo pode ser o suficiente para conseguir lidar melhor com elas.

Priorização

Quando estamos trabalhando além da nossa capacidade, podemos priorizar nossas atividades e descobrir que estamos colocando na fila itens que nem deveriam estar sendo feitos. Para fazer essa avaliação, existe a Matriz de Eisenhower. Ela divide as tarefas em 4 quadrantes, classificando cada uma em “urgente”, “não urgente”, “importante” e “não importante”:

Se uma atividade está no 1° quadrante, então ela é uma tarefa urgente e importante. Nesse caso, ela deve ser feita na mesma hora. E, caso esteja no 2° quadrante, a tarefa é importante mas não é urgente. Portanto, ela pode ser agendada e ser executada em um melhor momento. Para a priorização das tarefas que serão feitas por você, considere apenas as tarefas desses dois quadrantes.

Tarefas que estão no 3° quadrante são urgentes mas não são importantes. Nessa situação, delegue para alguém capaz de executá-la. E as tarefas do 4° quadrante são aquelas que nem deveríamos estar fazendo, já que não são urgentes e nem mesmo importantes.

Organize as suas tarefas em uma Matriz de Eisenhower e faça o exercício de classificar cada uma delas. Além de conseguir visualizar a quantidade de trabalho acumulado, você também vai conseguir tirar da frente tudo o que está apenas ocupando espaço.

Em ambientes de constante mudança, precisamos estar bem conscientes da quantidade de coisas que nos comprometemos. Senão, fica aquela sensação constante de estarmos com muitas coisas para fazer, sem conseguir concluir nada. Além dessa vantagem, ter as tarefas listadas nos ajuda a liberar o espaço do cérebro que estaríamos gastando para nos lembrarmos delas. Coletar e registrar também é uma boa técnica para se sentir menos sobrecarregado.

Aqui é mais um ponto onde é possível se planejar deixando espaço para imprevistos, mantendo o nosso sistema funcionando com folga. Eu sei que muitas vezes é difícil abrir mão de algumas atividades. Seja pelo medo de parecer substituível ou sentir que vai ser menos importante por não estar muito ocupado. Eu já passei por isso e organizar as minhas atividades para liberar a minha agenda foi uma das melhores coisas que eu fiz nos últimos tempos para fazer o meu trabalho com mais qualidade.

Plano de ação

Quando lidando com um imprevisto, depois de ter a fonte do problema identificada, é importante montar um plano de ação para a resolução do mesmo. Para que o plano de ação tenha uma maior chance de sucesso, definir responsáveis, prazos e ter um acompanhamento é indispensável.

Pense em uma reunião com várias pessoas onde todos concordam com a solução, mas ninguém se prontifica a assumir a atividade e ela se encerra. Provavelmente a solução não vai ver a luz do dia enquanto não existir um responsável. Por isso, confira se todas as atividades possuem um responsável, que vai assumir a execução da tarefa e passar o status a cada acompanhamento.

Se coloque também como responsável por acompanhar de perto, a fim de entender se os acordos estão sendo cumpridos. Isso se faz importante mesmo quando nós mesmos somos os responsáveis. Criar lembretes ou anotar pendências é uma ótima forma de não esquecer com quais compromissos você está comprometido.

Retrospectivas

Pensando no conceito de antifrágil, não é de forma automática que nos tornaremos melhores a cada desafio. Fazer retrospectivas (seja no âmbito do time ou pessoal) é importante para direcionar os ensinamentos. Depois que o pior já passou, pense no que deu certo e no que poderia ter sido feito de forma diferente.

Para crescer pessoalmente, imagine como gostaria de responder às mudanças na próxima vez. Você saberia o que fazer a partir da experiência que acabou de viver? Caso não saiba, use esse momento de revisão para buscar materiais e pessoas que possam te ajudar a lidar com situações semelhantes.

Muitas vezes, sofremos com a mudanças e passamos um bom tempo pensando no que não gostamos, ao invés de pensar em como melhorar a partir dessa situação. Ter o pensamento de que erros são momentos de aprendizado nos torna mais fortes e pensar ativamente no aprendizado ao final de um ciclo é o caminho para a melhoria contínua.

Viver em um mundo frágil não precisa significar aguardar pela obsolescência. Se nos planejamos e temos uma organização constante, é bem possível estar dentro de um sistema que supera e até abraça as mudanças sem sentir impactos negativos.

Na Trilha de Valor #32 - Transição de carreira, falei sobre simplicidade na seção “Falando sobre agilidade”. Essa também é uma dica para lidar com a fragilidade no âmbito da folga no sistema.

Espero que esse texto tenha passado boas técnicas de como lidar com a fragilidade. As referências são bons materiais complementares para seguir vendo sobre o assunto e serão deixadas no final de cada texto. No próximo post da série, vou falar sobre como lidar com o mundo ansioso em que vivemos.

Até a próxima!

Referências

• Facing the Age of Chaos
• Antifrágil: Coisas que se beneficiam com o caos - Nassim Nicholas Taleb

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