Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Dia 1

Como mencionado no post inicial, a intenção era fazer o Kick-off, a Visão do Produto e o É - Não É - Faz - Não Faz no primeiro dia. Já imaginava que seria necessário remanejar algumas atividades, mas também seria preciso avaliar o que seria remanejado. Mesmo com o tempo limitado, de nada adiantar encerrar uma atividade que ainda não foi concluída de forma satisfatória. Sendo assim, já percebi no primeiro dia que o maior desafio seria aproveitar bem o tempo e ao mesmo tempo conseguir ter artefatos com valor suficiente para o objetivo da Lean Inception.

A seguir, descrevo o que foi feito em cada uma das atividades do primeiro dia da Lean Inception remota.

Kick-off

Para o Kick-off, expliquei a intenção de se fazer uma Lean Inception e quais ferramentas iríamos utilizar. Também conferi se todos tinham acesso a essas ferramentas antes de iniciar qualquer outra atividade. Isso é uma boa forma de garantir que todos consigam acompanhar o andamento.

Também foi durante o Kick-off que expliquei ao time a respeito do uso do Parking Lot. Configurei ele como uma coluna no Trello e combinei de revisar o conteúdo ao final de cada dia. Aqui é um bom exemplo de uso da folha de ofício com o planejamento, que citei no primeiro post. Na minha opinião, fica muito fácil esquecer algo quando estamos tentando lembrar de tudo durante a facilitação. Então, ter um guia ajuda a não ignorar nenhuma etapa como, por exemplo, aquela conferida no Parking Lot no final da reunião.

Para quem não sabe o que é Parking Lot, segue a definição:

Parking Lot: ajuda a arquivar momentaneamente quaisquer itens, ideias ou questões que são levantadas durante uma conversa em atividade da Lean Inception, mas não são úteis para a discussão naquele momento específico. ^[1]

O que seria feito em cada atividade em específico foi explicado somente no início de cada uma delas. O Kick-off foi rápido e apenas utilizado para alinhar as expectativas de um modo geral.

Visão do Produto

Para construir a visão do produto também utilizei o Trello. Deixei uma coluna sinalizada, com um cartão contendo o template da atividade, dividi o time em duplas e pedi para que cada uma fizesse a sua versão da visão do produto. Instruí que, ao final do tempo disponível para a atividade, cada dupla criasse um cartão na coluna do Trello com o resultado.

Para economizar no tempo, já havia feito um sorteio das duplas antes de iniciar a reunião. Assim, a atividade foi explicada e iniciada rapidamente, sendo somente necessário que as duplas iniciassem a chamada em paralelo no Skype. Cronometrei o tempo com o celular e fui avisando via áudio e texto no Google Meet o tempo restante.

Depois que as visões estavam criadas no Trello, agrupei todas no bloco de notas e iniciamos o debate de cada um dos itens, a fim de gerar uma visão única. Como é de se esperar, o tempo restante disponível foi utilizado para debatermos a visão do produto, o que não é uma coisa ruim, pois no meu entendimento significa que tivemos engajamento dos envolvidos na discussão e algum valor foi percebido na construção do MVP. Também é esperado que as visões tenham diferenças, mas o importante é que os envolvidos debatam a respeito e assim as próximas atividades sejam guiadas por uma visão única, que está alinhada entre todos.

É - Não É - Faz - Não Faz

Mesmo controlando o tempo e tendo planejado esta atividade para o primeiro dia, não acho que seria o correto interromper a discussão da visão do produto enquanto estava sendo produtiva. Sendo assim, reservei os 10 minutos restantes da reunião somente para explicar a dinâmica do É - Não É - Faz - Não Faz.

Reproduzi o cartaz desta atividade dentro do Conceptboard e instruí como que ele deveria ser utilizado. Ficou combinado que todos iriam preencher o cartaz de acordo com as suas impressões, independente de repetições. Todos os itens seriam debatidos e agrupados no nosso segundo encontro. Como mencionado antes, temos uma disponibilidade de tempo limitada e, mesmo tendo previsto uma “gordura” no planejamento, já sabia que algumas atividades teriam uma parte sem o coletivo.

Considerações finais

As discussões demoraram para iniciar, acredito que pelo fato de que nem todos tinham conhecimento de como funciona a Lean Inception. Mas, dentro de 2 horas, conseguimos gerar um debate que alinhou as expectativas e criou uma visão de produto única. Tenho certeza que se tivéssemos dedicado uma manhã inteira para a atividade, todo o tempo seria ocupado com as discussões.

Minha única ressalva na escolha do Google Meet para a facilitação, que notei a partir da primeira atividade, é que não consegui (ou não entendi como) controlar o microfone sem ter que voltar para a aba do navegador com o Google Meet rodando. Como eu compartilhei a tela durante a maior parte do tempo, acredito que foram feitas muitas transições de tela desnecessárias. Apesar disso, conseguimos concluir sem grandes problemas.

Amanhã postarei como foi o segundo dia. Tem alguma dúvida ou sugestão? Então comenta!

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