Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Preparação

Um pouco de contexto

Além do meu trabalho “formal”, sempre me envolvo em projetos paralelos e, em um desses projetos, era necessário pensar em um produto para desenvolver um MVP. Inicialmente, foi feito um brainstorming para escolher uma ideia. Após a ideia ter sido escolhida, sugeri que fizéssemos uma Lean Inception para alinhar o que deveria ser desenvolvido. Desde que fiz o treinamento para ser uma facilitadora do Lean Inception não tive muitas oportunidades para aplicar o que aprendi. Então, além de apoiar no desenvolvimento do MVP, a facilitação também serve para me ajudar a praticar as dinâmicas remotamente.

Para quem não conhece, estas são as definições de Lean Inception e MVP:

Lean Inception é a combinação eficaz do Design Thinking e do Lean StartUp para decidir o Produto Mínimo Viável, em Inglês Minimum Viable Product (MVP). É um workshop dividido em várias etapas e atividades que irão direcionar a equipe na construção do produto ideal. A construção de qualquer projeto sempre começa com uma Lean Inception. ^[1]

Um produto viável mínimo (MVP, de Minimum Viable Product) é a versão mais simples de um produto que pode ser lançada com uma quantidade mínima de esforço e desenvolvimento. ^[2]

O recomendável é facilitar a Lean Inception presencialmente, mas em tempos de quarentena surge a necessidade de adaptação. Sendo assim, o primeiro passo foi selecionar ferramentas para a facilitação online que fizessem sentido no contexto de cada dinâmica e que realmente facilitassem o processo, ao invés de ser um ponto extra para dúvidas. Além do desafio de ser um encontro remoto, também temos a limitação de tempo pois, como mencionei anteriormente, é um projeto paralelo. Todas as reuniões foram marcadas para a noite e seriam realizadas após os integrantes passarem o dia trabalhando e alguns também estudando.

Levando todo este contexto em consideração, pretendo descrever como fiz o planejamento inicial, a condução das reuniões e os resultados obtidos.

Planejamento e material de apoio

Como não é o tipo de atividade que tenho costume de fazer remotamente, dei uma atenção especial ao planejamento. Era necessário selecionar as ferramentas, organizar as dinâmicas e encaixar tudo no tempo que teria disponível e que seria bem limitado.

Li novamente as atividades da Lean Inception no livro do Paulo Caroli, para relembrar alguns detalhes e para me ajudar a escolher as ferramentas para conduzir cada uma delas remotamente. Também fiz um planejamento com a divisão das atividades em folhas de ofício. A intenção é utilizar este material como apoio durante as reuniões: o livro para me apoiar no momento de explicar as atividades e exemplificar o que deveria ser feito; e o planejamento para me guiar durante as reuniões e me apoiar no controle do tempo. Além disso, sempre entro antes na sala da reunião e deixo todos os links necessários para o dia abertos previamente.

Ferramentas

Desde o início já pretendia utilizar o Trello como ferramenta de apoio. Mas também era necessário alguma ferramenta mais flexível, para evitar possíveis perdas em relação às dinâmicas. Lendo o blog do Caroli, percorri o post com uma lista de ferramentas para facilitação remota e avaliei as listadas como “Quadro branco online”. Escolhi a Conceptboard, que permite que quadros sejam criados a partir de templates ou de uma combinação livre de elementos. Visualmente fica muito parecido com os cartazes usados presencialmente.

Gosto de usar o Zoom para facilitar cerimônias remotas mas, como não tenho a versão paga, avaliei que cair a call a cada 45 minutos não seria produtivo e escolhi o Google Meet, que agora é gratuito. Como não tem a opção de breakout room e sei que todos os participantes usam o Skype, já deixei como sugestão para as chamadas em paralelo que precisariam ser feitas em algumas dinâmicas.

Eu costumo organizar qualquer projeto no OneNote, incluindo este que estou descrevendo. Então, deixei uma das seções do arquivo para documentar a Lean Inception e pretendo atualizar com o conteúdo gerado a cada reunião. Assim, terei o showcase pronto ao final da Lean Inception em uma única ferramenta.

Agendas

Como as reuniões serão feitas à noite, após o horário de trabalho, sugeri 4 encontros de 2h cada. Sim, é pouco tempo para fazer a Lean Inception e eu sei que a agenda sugerida leva uma semana útil. Mas é preciso encaixar tudo dentro do tempo disponível e fazer ele render.

Dividi os 4 encontros da seguinte forma:

1. Kick-off / Visão do produto / É - Não é - Faz - Não faz

2. Personas / Brainstorming de funcionalidades / Revisão técnica, de negócio e de UX

3. Jornadas do usuário / Sequenciador de funcionalidades

4. Canvas MVP / Showcase

Enviei as agendas com uma previsão de quais seriam as atividades do dia e um link com o resumo de cada uma delas. A ideia é iniciar os encontros com todos focados e com as expectativas alinhadas. Como somos um grupo de pessoas que já se conhecem e convivem juntas, não foi necessário marcar atividades de quebra-gelo.

Sequência de posts

No momento que escrevo este post inicial, ainda não finalizamos o processo. Mas pretendo fazer uma série de posts diários, iniciando com este da preparação até o dia 4, para documentar e compartilhar como foi essa experiência. A cada postagem, vou incluindo os links na lista:

• Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Dia 1
• Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Dia 2
• Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Dia 3
• Facilitando uma Lean Inception Remotamente - Dia 4

Tem alguma dica pra compartilhar? Os comentários estão abertos para dúvidas e sugestões.

Até a próxima!

Update

Após postar essa série no Linkedin o Paulo Caroli a incluiu na página de Casos de Lean Inception. Fiquei muito feliz com a referência e espero que todos visitem a página dele para lerem outros casos de aplicação da Lean Inception.

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