Sobre gestão - Estratégias para gerenciar mais de um time

Nos últimos meses, tenho trabalhado com duas Squads com contextos diferentes ao mesmo tempo. E para que o meu trabalho siga com qualidade, organizei o meu dia para comportar estes dois contextos.

A minha maior preocupação foi com o meu bem-estar, já que com desorganização esse cenário poderia ser muito exigente. Mas também me preocupei em não virar gargalo. Ter o time com muitas dependência da gestão pode gerar impedimentos desnecessários e evitáveis. Por isso, essa organização também é pensada no compartilhamento mais aberto de informações entre o time.

Dito isso, gostaria de compartilhar neste post quais são as estratégias que estou utilizando para gerenciar dois times de Engenharia, mantendo um bom nível de qualidade.

Foco nas cerimônias

Com dois contextos diferentes, é fácil se perder entre as discussões. Por isso, a primeira estratégia para manter a boa qualidade na gestão é o foco nas cerimônias. Por mais que seja tentador responder mensagens enquanto participo de reuniões, o desgaste gerado por essa multitarefa é muito grande. Além de abrir brecha para confundir os assuntos e não dar as melhores respostas possíveis, a perda do foco pode ser muito ruim para conseguir identificar onde poderia colaborar com o andamento da reunião do time.

É claro que existem exceções, já que alguns problemas precisam ser vistos imediatamente. Mas, nesses casos, sei que serei notificada para ler a mensagem mesmo que esteja com as notificações desabilitadas.

E para conseguir manter o foco nas cerimônias, não gosto de manter a agenda abarrotada. Por isso, no momento, tenho os dois Refinamentos às segundas-feiras. Nesse caso, o primeiro deles é feito pela manhã e o segundo é à tarde. Assim, eu tenho um intervalo entre as discussões e fica bem mais fácil trocar de contexto com esse tempo para descansar.

Reunião de Engenharia unificada

Eu costumo fazer uma reunião de Engenharia quinzenal com todos os desenvolvedores da Squad. Então, quando iniciei com duas Squads, decidi que seguiria a reunião de forma unificada. Tomei essa decisão baseada em alguns motivos.

Primeiro, recados gerais de Engenharia são iguais para todos. Então, ter mais de uma reunião para falar as mesmas coisas me parece um desperdício de tempo.

Segundo, não existe desvantagem em manter os dois times próximos. Ao falar dos problemas de uma Squad, algum integrante da outra pode colaborar e sugerir soluções. Nem sempre temos as mesmas situações acontecendo ao mesmo tempo em todos os times, mas deixar as tratativas visíveis é útil para os casos futuros.

E terceiro, sempre evito ao máximo a criação de uma nova reunião. Manter o calendário lotado de eventos prejudica e muito o andamento do meu trabalho e do trabalho do time também. Não que a reunião de Engenharia seja descartável, mas se é possível manter o alinhamento em um único momento, então a minha preferência é por manter apenas uma reunião.

Comunicação assíncrona

Por estar trabalhando remotamente, já tenho o costume de me comunicar de forma assíncrona. Mas com dois times, preciso fixar alguns acordos de comunicação para que o dia a dia funcione sem maiores impedimentos.

As práticas que vou descrever aqui estão no contexto do Slack, mas podem ser usadas em praticamente qualquer outra ferramenta de comunicação.

Uso dos canais do time

Sempre oriento os integrantes do time para que tirem as dúvidas no canal da Squad. Quando uma dúvida é enviada no meu privado, a resposta depende unicamente do meu conhecimento e disponibilidade. E, quando o time está alinhado, é bem comum que eu não seja a única pessoa a saber a resposta para uma dúvida. Sendo assim, oriento que o canal do time seja usado para dúvidas por dois motivos:

1. Alguém pode responder a pergunta antes de mim e liberar rapidamente um possível impedimento
2. Outras pessoas podem ter a mesma dúvida e conseguirão esclarecer apenas lendo o canal do time

Pode parecer mais rápido chamar no privado, mas mantenho os canais da Squad fixados no meu Slack e com notificações ligadas. Sempre tratando os dois canais como prioritários no momento de conferir as minhas mensagens.

Boas práticas gerais de comunicação

Dependendo do dia, o Slack fica cheio de mensagens não lidas e preciso priorizar o que vou ler antes. Geralmente, priorizo os canais com anúncios prioritários, os canais das Squads, as mensagens privadas dos integrantes das Squads e os canais de liderança. Então, quando alguém manda uma mensagem apenas com “Bom dia! Tudo bem?” ou algo parecido, eu escolho colocar essa mensagem para o final da fila.

Pode parecer uma abordagem um pouco rígida, mas não acho justo priorizar esse tipo de mensagem enquanto outras pessoas estão entrando em contato de forma bem mais completa em que só preciso dar o retorno direto. Sendo assim, deixo bem claro para o time que quando qualquer um precisar de ajuda, existem algumas coisas que devemos incluir na mensagem, como contexto e pedido claros.

Ou seja, se está com algum impedimento e precisa de apoio, a recomendação é enviar o problema, qual é o impacto e o que precisa que seja feito para apoiar. Dependendo da mensagem que eu recebo, a resposta pode ser que eu não posso ajudar. Mas sabendo o que é, posso direcionar diretamente para quem tem o conhecimento necessário.

Daily assíncrona

Estando em dois times, acho muito mais fácil acompanhar a Daily de forma assíncrona. O acordo atual é que toda manhã o bot do Slack inicia uma thread com uma mensagem avisando da Daily. O time informa o que vem fazendo, os avanços e impedimentos e a discussão sobre como ajudar segue durante o dia na mesma thread. Além de ser mais fácil de acompanhar, ficamos com um bom registro para entender o histórico de um item que não andou como o planejado. E assim podemos avaliar como fazer melhor da próxima vez.

Um ponto importante do nosso acordo é o horário. Sugiro que o time envie a Daily até meio dia, porque assim fica mais fácil para todos lerem o que os colegas enviaram e conseguirem apoiar. Sem precisar ficar preso à essa thread durante todo o dia.

O ponto de atenção é que, às vezes, a mensagem da Daily vira um relatório que fala apenas sobre o status do card. Esse tipo de informação é possível descobrir apenas abrindo o quadro do Jira. Então, é importante reforçar para o time que a Daily é o momento de falar sobre avanços e impedimentos. Senão não faz nem sentido manter esse tipo de ritual.

Status indicando a disponibilidade no Slack

Onde trabalho já temos um acordo geral sobre os status no Slack, em que podemos indicar momentos de ausência ou em que estamos demorando um pouco mais do que o normal para responder. Além disso, também é possível usar a integração do calendário, que atualiza automaticamente quando estamos em reuniões.

Usar essas informações para deixar clara a sua disponibilidade e interpretar corretamente os status configurados pelos colegas ajuda muito na comunicação assíncrona.

Calendário refletindo a disponibilidade

Também insisto para que o time mantenha a agenda atualizada, indicando ausências principalmente. Assim, quando for preciso marcar uma reunião extraordinária, consigo fazer isso apenas consultando o calendário de cada integrante.

Já passei por diversas situações em que as pessoas estavam indisponíveis ou nem trabalhavam em determinado horário e o agendamento de uma reunião virava um debate sobre a disponibilidade de cada convidado. Assim, um agendamento que poderia ser feito em 10 minutos, virava uma thread de discussão, sem nenhuma necessidade.

O calendário é uma ferramenta importante para que cada um controle o seu dia de trabalho e não é possível trabalhar bem de forma assíncrona se ele não reflete os horários disponíveis. Por isso, é muito importante manter o calendário atualizado.

Outra dica que encaixa nesse tópico é a confirmação de participação. Também já passei por situações em que remarcava as reuniões por não haver respostas e depois recebia o retorno de que as pessoas pretendiam participar no horário original.

Vídeos com acompanhamento de métricas

Eu costumava fazer o acompanhamento das métricas junto ao time nas reuniões quinzenais de Engenharia. Mas com duas Squads, estava consumindo muito tempo para fazer esse mesmo acompanhamento. Para manter o acompanhamento junto ao time e resolver o problema do tempo, decidi gravar a análise das métricas.

Toda quarta-feira pela manhã, eu faço a análise das métricas e gravo dois vídeos, um para cada Squad. Além de armazenar todos os vídeos em uma pasta compartilhada, eu faço o envio no canal do time de Engenharia. Assim, todos podem assistir ao vídeo e enviar comentários e dúvidas dentro da thread da mensagem, mantendo a discussão de forma assíncrona.

Acordos explícitos e reforçados frequentemente

Para que o trabalho assíncrono funcione de forma geral, é necessário que os acordos do time estejam explícitos. Para isso, faço a manutenção da documentação do time e a atualizo com cada novo acordo feito. Em caso de dúvidas, qualquer um pode consultar a documentação e entender como agir em algumas situações.

Além da documentação, costumo fazer o reforço desses mesmos acordos de forma síncrona. Quando identifico que algum acordo não está sendo seguido ou está gerando muitas dúvidas, levo o mesmo para as reuniões de Engenharia para debate e esclarecimento.

A ideia é que todos os integrantes do time estejam cientes sobre os acordos e que disseminem as boas práticas. Por isso, apesar de me responsabilizar pela manutenção da documentação, não me mantenho como a única responsável por ela e nem por identificar os problemas ou disseminar o que é certo. Esse último ponto também é reforçado por mim para o time. Já que, além dos acordos, também ajuda muito deixar as expectativas claras.

Quartas-feiras sem reunião com Pomodoros

Já tinha comentado aqui nessa série de posts que tenho as quartas-feiras sem reuniões. E, para aproveitar esse dia da melhor forma possível, costumo fazer rodadas de Pomodoro desde o primeiro horário do dia.

A lista de tarefas que executo geralmente é construída durante a semana. A cada nova atividade que pode aguardar, incluo no meu caderno e faço a priorização para a quarta-feira.

Além de conseguir organizar melhor o meu dia assim, também tenho intervalos constantes. O que significa que, apesar de ser o meu dia de maior rendimento, também é o dia menos cansativo da semana.

Uso de dashboards para acompanhar a evolução dos quadros

Quando estava trabalhando com apenas um time, considerava mais fácil analisar o quadro do Jira para entender a situação atual. Com dois times, sinto que ficou um pouco mais complicado chegar à alguma conclusão facilmente. Por isso, criei dois dashboards no Jira, um para cada time, com as seguintes informações:

• Em andamento
• Data fixa
• Doing há mais de três dias
• Bloqueados

Com esse acompanhamento claro da situação atual do quadro, fica mais fácil bater o olho no dashboard e entender onde preciso atuar. Por exemplo, se estamos chegando perto da data de um item de data fixa, os meus esforços seriam direcionados para apoiar na conclusão desse item. Ou se algum item está em Doing há mais de três dias e não existe uma mensagem na Daily indicando o motivo, provavelmente vou questionar a respeito para entender se existe algum impedimento ou se está tudo correndo conforme o esperado.

Esses dashboards também estão disponíveis para a consulta do time. Porque, assim como no caso dos acordos, não quero me manter como a única responsável pelo acompanhamento do quadro.

Nichos restauradores

Antes de ler o livro “O poder dos quietos”, eu não sabia um nome para me referir à essas pausas para se recuperar entre interações com outras pessoas. Mas a autora apresenta o conceito como nichos restauradores.

Quando precisamos de um lugar, seja físico ou temporal, para recarregar as baterias, estamos buscando um nicho restaurador. Exemplos incluem intervalos entre reuniões, ter um dia sem reuniões, agendar momentos de foco e desligar do trabalho durante o horário de almoço e assim que o horário de trabalho encerrar.

A recomendação é que se tenham alguns nichos restauradores para ser possível manter um bom desempenho durante todo o dia. Gerenciar a nossa energia é uma ótima forma de conseguir lidar com a carga de trabalho. E atuar como gestor, muitas vezes, exige que estejamos muito focados em reuniões. Por isso, recomendo que planeje o seu dia já considerando esses espaços.

Essa é uma dica que eu considero muito útil até para quem tem apenas um time sob a sua gestão. O dia de trabalho, de forma geral, pode ser organizado para não exigir tanto da nossa cognição e energia. Manter um ritmo exigente todos os dias pode ser bem prejudicial no longo prazo.

Essas são algumas das estratégias que uso para conseguir gerenciar dois times remotos com contextos diferentes. Certamente existem outras estratégias que podem nos auxiliar. Por isso, te convido a comentar no post com sugestões. Nunca é demais conhecer dicas sobre como fazer um trabalho tranquilo e de qualidade.

Até a próxima!

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