Sobre gestão - Dia a dia

Antes de realmente atuar como gestora, sempre tive a dúvida sobre o que um gestor realmente faz no dia a dia. Com o post sobre o papel do Gerente de Engenharia, já compartilhei detalhes mais palpáveis sobre a atuação. Mas, mesmo assim, ainda não explicitei o que seria o dia a dia de um gestor. Ou seja, como que as responsabilidades são traduzidas nas tarefas de gestão.

Mais uma vez, esse é um post para sanar as dúvidas de quem quer entender melhor o papel do gestor. Seja para entender como deveria ser a atuação do seu gestor ou para iniciar nessa carreira. Mas é importante deixar claro que estou compartilhando a minha experiência. Nem toda empresa vai exigir as mesmas responsabilidades e nem todo time precisa de um gestor com o mesmo conhecimento. Por isso, mantenho o foco nas atividades de gestão e no que está no meu escopo atualmente.

Outro ponto importante é que costumo organizar o meu dia usando o calendário. Por isso, em muitos dias, estou com o calendário cheio de compromissos que não necessariamente se traduzem em reuniões. Fechar momentos de foco para cumprir as minhas atividades me ajuda muito a não estender o horário de trabalho. Então, não estranhe quando eu apontar várias agendas durante o texto.

Para facilitar o entendimento, organizei este post em 3 partes:

1. Dia a dia em “tempos normais”
2. Dia a dia em ciclos de avaliação
3. Dia a dia em planejamento estratégico

Dia a dia em “tempos normais”

Algumas atividades são comuns a qualquer momento do ano. Quando analiso a minha agenda fora dos períodos do ciclo de avaliação e do planejamento estratégico, sempre tenho o seguinte:

• Agendas de trabalho do time
• 1:1’s com os integrantes do time
• Happiness Radar
• Agendas com atualizações sobre as áreas
• Agendas de onboarding
• Momentos de foco

Agendas de trabalho do time

Essas são as reuniões em que o trabalho do time é planejado e inspecionado. No formato atual, temos uma agenda de Refinamento toda segunda-feira e uma Retrospectiva a cada 15 dias, sempre nas sextas-feiras.

No Refinamento, eu costumo participar para ter visibilidade do trabalho que será feito nos próximos dias e para apoiar caso surja alguma dúvida. E na Retrospectiva eu costumo atuar como facilitadora.

No time em que estou atualmente, temos uma Daily assíncrona. Então só acompanho o que é enviado via Slack e intervenho caso tenha alguma tarefa ou algum impedimento em que eu possa atuar.

1:1’s com integrantes do time

Para esse ritual, tenho uma agenda de 45 minutos a cada 15 dias com cada integrante. Esse tempo foi definido pela quantidade de pessoas que tenho no time atualmente. Costumava marcar agendas de 1 hora, mas, conforme o time foi crescendo, decidi diminuir um pouco a duração para manter a mesma qualidade para todos.

Os 1:1’s são momentos muito bons para me aproximar das pessoas e para entender como posso ajudar de forma mais pontual. Falei mais sobre esse ritual aqui.

Esse também é o mesmo momento que falo sobre o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual). Mas, como ele é uma responsabilidade individual, eu trago mais como um lembrete de acompanhamento do que como uma cobrança.

Happiness Radar

Eu facilito o Happiness Radar a cada 2 meses, com agendas de 45 minutos. E ele também é feito individualmente, assim como o 1:1.

A diferença principal é que o 1:1 é uma conversa mais livre e que podemos falar sobre qualquer assunto. E o Happiness Radar é uma conversa guiada, em que pergunto a respeito de diversos itens que fazem parte do dia a dia de trabalho, a fim de entender qual é o nível de satisfação da pessoa em cada um deles.

Os insumos dessas conversas podem virar ações para melhorar o dia a dia do time ou da área. Tudo depende do que é sinalizado. O que não está ao meu alcance é direcionado para a minha liderança ou para o time de Gente. Sendo que todos que participam desse ritual têm ciência desse direcionamento desde o primeiro momento.

Agendas com atualizações sobre as áreas

Como comentei no post “Sobre gestão - Atribuições do Gerente de Engenharia”, eu também me envolvo com o negócio. Seja para entender a direção que estamos seguindo ou até mesmo para opinar se estamos pensando em demandas factíveis. Por isso, eu participo de reuniões que vão além das reuniões do time ou das reuniões da área de Engenharia.

Além das reuniões de outras áreas que afetam diretamente o time, estou sempre presente no All Hands. Essa é uma reunião com toda a empresa, onde resultados de todas as áreas são expostos, bem como próximos passos.

Agendas de onboarding

Mesmo que não tenha um novo integrante chegando no time, costumo participar de forma frequente das agendas de onboarding. Sempre que alguém está iniciando na empresa, temos um fluxo de reuniões para recepcionar essa pessoa. E ele é composto por pessoas de todas as áreas. Então, quando um novo grupo de pessoas inicia no trabalho, posso estar presente no onboarding, representando a área de Engenharia.

Quando tem um novo integrante no time em que atuo, o meu envolvimento é bem maior. Já que fico como responsável por organizar as agendas de onboarding específicas do time e também cabe a mim apresentar o novo integrante aos novos colegas e à todas as pessoas que ele terá contato.

Momentos de foco

Tento manter pelo menos 3 horas de foco na semana. Idealmente, precisaria de pelo menos 1 hora por dia. Mas dependendo do momento do ano, fica um pouco mais difícil.

Conforme as Dailies vão acontecendo e eu vou me atualizando sobre as iniciativas de Engenharia, surgem tarefas que preciso de um tempo para fazer. E, geralmente, uso essas agendas de foco para a execução dessas tarefas.

Costumo anotar tudo o que surge e que preciso executar em um caderno. Essa lista me serve como guia para priorizar o que preciso fazer nesses momentos de foco. Assim, mesmo que não consiga ter o tempo ideal durante a semana, consigo finalizar tudo o que é prioritário.

Caso tenha algo muito importante, crio uma agenda em separado, com o nome da atividade. E, durante a duração da agenda, me dedico apenas para aquela tarefa.

Enquanto escrevia esse post, foi implementada a quarta-feira sem reuniões. Mantive o texto original porque mesmo assim tenho alguns momentos de foco em outros dias e porque o comum é não se ter um dia dedicado para o foco.

Já posso adiantar que desde a primeira semana com um dia com foco total nas minhas atividades, não atrasei mais nenhuma tarefa e consegui equilibrar muito melhor os meus horários. Fora a vantagem de ter esse “descanso” no meio da semana.

Dia a dia em ciclos de avaliação

Além de manter todas as agendas dos “tempos normais”, o dia a dia em ciclos de avaliação geralmente adiciona algumas agendas extras no meu calendário. Geralmente, tento fazer uma priorização, para não deixar o dia ser consumido por reuniões. Então, esse pode ser um período em que não vou participar de reuniões das outras áreas, por exemplo.

Como comentei anteriormente, algumas tarefas eu não posso postergar. Por isso, adiciono compromissos exclusivos para elas. E a avaliação é uma das tarefas desse tipo. Eu reservo boa parte da minha agenda com o foco nas avaliações e sigo uma ordem no momento de organizar o que será avaliado.

Inicialmente, eu reviso todas as anotações que eu faço durante os 1:1’s. Nessas notas, estão todos os pontos importantes que foram conversados, entregas que foram feitas e feedbacks que passei durante o ciclo. Revisar essas anotações é importante para evitar o viés de recenticidade e fazer uma avaliação pautada em todo ciclo e não apenas nos últimos acontecimentos.

Depois de rever as anotações e fazer um resumo com a minha impressão geral sobre o ciclo, reviso a definição de cada competência a ser avaliada. Costumo fazer isso porque cada competência envolve muitos itens e acaba sendo fácil se perder no momento de escrever sobre cada pessoa.

Com as anotações dos 1:1’s e as competências revisadas, inicio a avaliação em si, dentro de um documento do Word. Para cada agenda que marco para focar nessa atividade, faço a avaliação de no máximo duas pessoas. Idealmente, deixo uma agenda reservada para cada avaliação. Depois de finalizar os documentos, transfiro a avaliação para o sistema.

Para finalizar, organizo as informações dos documento para que fiquem na ordem que desejo passar o feedback para cada liderado. Lembrando que assim que a etapa de avaliação encerra, é preciso marcar agendas individuais para fazer a devolutiva da avaliação.

Além de todo esse trabalho para fechar o ciclo de avaliação, em paralelo eu também fico atenta ao prazos, relembrando o time das datas mais importantes. Tudo isso sem deixar de estar disponível para apoiar a equipe em caso de impedimentos.

Dia a dia em planejamento estratégico

Nessa época, algumas agendas dos “tempos normais” costumam se manter. Mas a maioria é desmarcada ou reagendada, pois o foco principal é na estratégia.

Aqui depende muito do framework utilizado ou de quem está organizando as cerimônias. Mas, de forma geral, reuniões para debate são marcadas e um material de referência é passado, para que todos possam ficar na mesma página. Além de participar das reuniões em mais alto nível, a média gestão também se preocupa em dar visibilidade para o time sobre como o processo está andando. Posteriormente, o time acaba sendo envolvido e saber os direcionamentos gerais com certa antecedência pode ajudar.

Quando temos a estratégia definida e precisamos do apoio do time para ajudar a definir como vamos atingir os objetivos, costumo marcar algumas agendas para facilitar as dinâmicas. Inicio relembrando o que foi definido na estratégia e o nosso papel dentro dela. E então guio o time para que possamos sair com insumos suficientes para dar visibilidade sobre o trabalho que vamos fazer para completar a estratégia geral.

Centralizar essa organização dentro do time ajuda a envolver as pessoas sem exigir muito de quem está perto da operação. Principalmente porque o foco principal deve ser entender como o time vai apoiar na execução da estratégia. O que significa que nem todos os detalhes precisam ser esmiuçados junto ao time.

Tentei passar um resumo de como a minha agenda se organiza. Como em alguns momentos do ano a agenda fica um pouco mais cheia, gosto de usar a estratégia de bloquear os meus horários para não me perder. Inclusive, algumas partes dos momentos de foco também são usadas para dar uma descansada e sair um pouco da frente do computador.

Tento resolver tudo o que é possível de forma assíncrona, mas sei da importância que uma conversa tem na colaboração. Por isso, meu dia a dia também inclui manter um equilíbrio na minha agenda, sem perder a qualidade do trabalho.

Espero que tenha ficado claro.

Até a próxima!

As fontes e referências usadas nessa série de posts estão na página “Sobre gestão - Referências”.

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