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15 Abr 2022 | 2 minutos • Facilitação

Como encerrar reuniões

Dica para reuniões mais efetivas

Ingrid Machado

Ingrid Machado

Engenheira de computação, especialista em engenharia de software. Autora deste querido blog.

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Foto de Jessica Lewis, via Unsplash

Ao facilitar reuniões, temos que focar no objetivo para saber avaliar se o encontro foi concluído com sucesso ou não. E, quando estamos reunidos para alinhar os próximos passos e definir tarefas, é interessante fazer um reforço dos acordos antes do encerramento. É pensando nesse detalhe que quero compartilhar algumas coisas que faço para fechar esses momentos.

Listar o que foi acordado

Quando participamos de uma reunião, sem estar atuando no papel de facilitador, é comum que se preste mais atenção nos itens em que estamos diretamente envolvidos. Porém, muitas vezes os participantes podem perder pontos importantes por não entenderem o quanto podem colaborar.

Como facilitador, listar o que foi acordado ao final da reunião é uma boa estratégia para encerrar com um alto nível de alinhamento. Mesmo que o encontro não tenha gerado o resultado esperado, é necessário listar que não se chegou a um acordo e que um novo momento será necessário.

Reforçar as tarefas que cada um vai fazer

Além de listar acordos gerais, é bom reforçar as tarefas que foram geradas. Seja marcar uma próxima reunião, trazer mais insumos, gerar algum material ou executar algum trabalho, é importante deixar claro tudo o que foi combinado para ser feito após a reunião e pedir a ciência dos envolvidos.

Relembrar prazos

Se a reunião gerou um novo encontro ou as tarefas geradas possuem algum prazo, também é preciso reforçar a urgência de cada item. Algumas tarefas podem ser dependentes de outras, então, além do prazo, é interessante deixar claras as dependências e os diferentes prazos que cada tarefa possui.

Compartilhar uma ata

Além dos reforços ao final da reunião, as pessoas envolvidas podem ser informadas dos acordos através de uma ata. Ela pode ser compartilhada pelo email, como uma resposta no próprio convite da reunião, no corpo do convite de uma possível próxima agenda ou até mesmo em um grupo dentro do canal de comunicação do time como Slack ou Teams.

Assim, é feita uma formalização via texto para todos os envolvidos e possíveis complementos de quem não pôde participar ou quem descobriu posteriormente algo que impeça de se cumprir o que foi acordado.


Para seguir essas dicas, é preciso que você anote alguns pontos ou deixe combinado com algum participante que o faça. Manter uma ata com os principais pontos sendo preenchida desde o início da reunião, cria um guia para seguir cada uma dessas dicas que descrevi anteriormente.

Deixar os combinados claros e formalizados evita reuniões extras desnecessárias e ajuda a guiar o trabalho assíncrono. Por isso, essa pode ser uma estratégia para aumentar o alinhamento entre as pessoas e aumentar o tempo livre de reuniões para executar o trabalho que precisa ser feito.

Espero que tenha sido útil. Até a próxima!

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