Simplicidade

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #32: Transição de carreira, que foi enviada no dia 10 de agosto de 2022. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Com as mudanças que andam acontecendo na minha atuação como Gerente de Engenharia, estou trabalhando para atuar de acordo com o seguinte princípio ágil:

Simplicidade - a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado - é essencial.

E, por mais que eu saiba que todos os princípios possuem fundamento e lógica, é muito difícil aplicar esse em específico no meu dia a dia. Principalmente quando estamos saindo de um contexto com excesso de tarefas e vindo de ambientes que valorizam estar ocupados ao invés de estar gerando valor.

Inclusive, o pipeline de liderança define que um dos pontos para fazer a transição para a gestão é gerenciar bem o tempo. E, por isso, vejo a simplicidade como uma forma de ser ágil na minha atuação como gestora. Porém, não é apenas maximizar a quantidade de trabalho não realizado por si só. É preciso avaliar se os resultados esperados estão sendo alcançados e o que pode deixar de ser feito.

Quais são os resultados esperados

Para entender se estamos simplificando de forma consciente e eficiente, podemos iniciar avaliando qual é o resultado esperado de cada atividade que fazemos. O que também implica em listar as nossas atividades.

Por exemplo, se uma demanda chega para o time, entender qual é o resultado esperado é o caminho mais fácil para definir a solução mais simples possível. Muitas vezes a solução chega pronta e gastamos tempo e recursos para entregar algo que não resolve nenhuma dor.

Outro exemplo pode ser a criação de relatórios. Sem saber qual é o objetivo e as respostas que o relatório deve fornecer, caímos na armadilha de criar materiais de forma indiscriminada. Um efeito colateral é uma boa quantidade de relatórios cheios de informações que não são acompanhados por ninguém.

O que pode deixar de ser feito

Sabendo o resultado esperado da demanda, atividade ou até mesmo do seu papel fica muito mais fácil abrir mão de algo. Falo por experiência própria que é muito difícil estar acostumado a sempre assumir as atividades sem dono para que o time não pare e, além de ficar sobrecarregado, também sofrer por não saber o que parar de fazer.

A estratégia que adotei consiste em listar as atividades, entender quais são os pontos de atenção do time, priorizar e comunicar a priorização. Só depois dessas etapas consegui começar a parar de fazer algumas atividades e, surpreendentemente, ver o dia a dia do time avançar.

Parece até contraintuitivo, mas diminuir a quantidade de atividades pode ser a resposta para melhorar o resultado. Pior do que não fazer algo é fazer alguma coisa errada ou que não contribui com os objetivos. Pense nisso no momento em que estiver paralisado pelo excesso de trabalho e organize as suas atividades para conseguir visualizar o que está sendo executado sem necessidade.

Teorias que sustentam esse princípio

Se, assim como eu, você também precisa de alguma explicação além para se convencer a deixar de executar algumas tarefas, compartilho duas teorias que sustentam que fazer menos nem sempre significa fazer pouco.

A primeira teoria é a Lei de Parkinson, que diz o seguinte:

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização, quanto mais tempo, mais importante e exigente o trabalho parece.

Quando temos um resultado a ser entregue com um prazo definido, podemos entender a partir dessa regra que o trabalho será feito. Porém, preenchendo todo o tempo disponível. Se fizermos apenas o suficiente (o mais simples) podemos ocupar esse tempo com algo que realmente trará valor e será executado sem um grande cansaço mental. Para essa última afirmação, me apoio num estudo sobre a interferência da tarefa dupla e no custo da mudança de contexto.

Já é conhecido que a multitarefa não é verdadeira para todos os casos. Quando precisamos focar em uma atividade, não conseguimos focar em outra ao mesmo tempo. E passar de uma atividade para a outra não nos torna mais produtivos, justamente pelo processamento necessário para a troca de contexto. Por isso, focar no que precisa ser feito é muito mais eficiente e ainda torna o dia a dia de trabalho menos cansativo.

Nesse ponto, também considero importante fazer um bom planejamento do seu dia. Senão essa definição pode se tornar um vilão e tarefas que deveriam ser simples e rápidas podem ocupar um tempo desnecessário e perder a sua característica de simplicidade.

A segunda teoria é o Princípio de Pareto (ou Regra 80/20), que diz o seguinte:

80% dos efeitos vêm de 20% das causas.

Ou seja, mais uma teoria que mostra que estar cheio de tarefas para se sentir produtivo pode ter o efeito contrário. Se 80% do que produzimos vem de 20% dos esforços, precisamos ser muito intencionais na nossas atividades. Se deixarmos de lado o que não traz o resultado esperado e focarmos de verdade no que vai atingir os nossos objetivos, teremos um impacto cada vez maior com cada vez menos esforço.

E essas duas teorias nos mostram que um planejamento de tempo é bem importante. Fazer o que é preciso e de forma simples nos deixa com mais tempo livre. Esse tempo pode ser aproveitado para descansar, estudar e refazer todo o caminho de avaliar quais resultados precisam ser entregues e como eles serão atingidos da forma mais simples possível. Reforço isso porque ficar com tempo totalmente ocioso também não é interessante e a simplicidade de verdade deve emergir de forma consciente.

Nesse texto, aproveitei para compartilhar links de alguns materiais e teorias que venho estudando para conseguir fazer essa transição para um dia a dia mais simples, sem me sentir ansiosa por estar “produzindo menos”.

Caso você tenha mais alguma dica sobre isso, sinta-se à vontade para comentar compartilhando.

Até a próxima!

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