Organização e gestão de tempo

Me considero uma pessoa organizada, principalmente no trabalho. E é essa organização que me permite ser bem produtiva, manter uma rotina de aprendizado contínuo e ainda postar frequentemente no blog e na newsletter sem considerar essa rotina exaustiva. Então, por já conseguir ter esse tipo de rotina, sei dos benefícios e estou sempre estudando formas de como deixá-la cada vez mais tranquila.

Como organizei um material sobre o assunto para apresentar para a minha Squad, aproveitei para escrever esse post e compartilhar aqui também. Espero que te ajude.

Nenhuma dica vai funcionar se você decidir implementar todas de uma vez só. Muitas delas estão relacionadas à criação de hábitos e, por isso, precisam de tempo. Então, o ideal é testar primeiro a que faz mais sentido e depois partir para a próxima.

Consultar a agenda frequentemente

Essa é uma dica que me ajuda muito a ser pontual. Todos os dias, pela manhã e no final do dia, eu consulto a minha agenda para entender o que eu tenho no dia.

Para ajudar durante o dia, deixo configurados lembretes para 15 minutos antes da reunião. Assim, consigo ir no banheiro e pegar uma água antes de entrar. E, se for necessário, também consigo consultar algo que preciso antes de entrar na sala.

Inclusive, eu tenho agendas que me ajudam a manter esse hábito no início e no final da semana também. A diferença é que nessa revisão semanal eu costumo preparar o que preciso levar para as reuniões da semana. Assim, só preciso fazer a consulta antes da reunião, já que materiais maiores já estarão preparados desde essa conferência.

Manter a agenda atualizada

Tão importante quanto saber quais agendas eu tenho na semana, é manter elas atualizadas. Por isso, sempre é bom responder aos convites recebidos. Seja aceitando, negando ou propondo um novo horário. Respostas sem antecedência podem prejudicar o planejamento de outras pessoas. Bem como dificultar a vida de quem consulta a sua agenda para enviar um novo convite.

Manter a agenda atualizada para refletir a sua disponibilidade é uma forma de organização que ajuda todas as pessoas que precisam de um espaço na sua agenda. No meu ambiente de trabalho atual, usamos o Outlook e o Slack e existe uma integração que reflete a disponibilidade da agenda no status do Slack. Isso ajuda muito, principalmente para dar visibilidade em momentos de indisponibilidade.

Tanto consultar a agenda frequentemente quanto mantê-la atualizada ajuda a exercitar a pontualidade. Ser pontual é o primeiro passo para aproveitar melhor as reuniões e evitar o desperdício de tempo. E, mais uma vez, também é uma forma de ajudar na organização das outras pessoas.

Registrar as atividades pendentes

Quando queremos lembrar de tudo, acabamos desperdiçando muito espaço da nossa memória de trabalho com coisas que provavelmente não lembraremos antes que seja tarde demais. Por isso, o ideal é ter um registro das suas atividades, de preferência com os prazos.

Eu costumo usar um caderno para fazer o registro das minhas atividades. E, caso precise anotar detalhes extras, uso um documento no Coda, que consulto no momento de executar a tarefa.

Além de manter o hábito de registrar, também é bem importante manter a rotina de consultar esse registro diariamente. Porque de nada adianta anotar tudo que deve ser feito sem partir para a execução das atividades.

Pomodoro

Em alguns contextos, temos pouco tempo disponível para executar a quantidade de tarefas que temos pendente. Mas, mesmo que a sua situação não seja essa, não adianta ter tempo disponível e não saber aproveitar.

Fazer um Pomodoro vai te ajudar a executar as tarefas de forma mais focada, mas com momentos de descanso intercalados.

Para incorporar o Pomodoro na minha rotina de trabalho, costumo fechar momentos de foco na minha agenda. Assim, não deixo as reuniões tomarem conta e sempre tenho espaço para trabalhar.

Explico melhor como o Pomodoro funciona neste post e porque ele funciona nesta edição da Trilha de Valor.

Priorização das atividades

Mesmo que você consiga reservar um tempo e organize a execução das atividades com o Pomodoro, é interessante saber a ordem em que as atividades devem ser feitas.

Uma forma de priorizar as atividades é a Matriz de Eisenhower. Com ela, é possível classificar as atividades de acordo com a importância e a urgência e então entender a ordem de execução.

Explico melhor como ela funciona neste post.

Deixar espaço para imprevisto

Talvez a sua rotina desorganizada funcione bem. Até o momento que um imprevisto surge e você não consegue encerrar o expediente no horário ou deixa de fazer atividades importantes porque o imprevisto tomou conta.

Uma rotina organizada, pensada para a manutenção da produtividade constante prevê momentos de descanso e espaço para lidar com imprevistos. Quando a rotina esta normal, o tempo para imprevistos pode ser usado para estudar ou revisar se está com tudo em dia. Quando algo surge, basta repriorizar as atividades, dar visibilidade das mudanças nos acordos e seguir com o trabalho.

Ser organizado traz benefícios para o time como um todo. E não somente para as pessoas que trabalham diretamente com a gente.

Quando estamos trabalhando sem nenhum tipo de organização, perdemos oportunidades, deixamos de entregar resultados melhores e, algumas vezes, podemos estar desrespeitando o tempo das outras pessoas.

Particularmente, considero que ser auto-gerenciável é possível para qualquer pessoa. Desde que interessada em fazer essa mudança. E também é uma ótima forma de adquirir maturidade profissional e ser exposto à novos desafios.

Também compartilho a minha jornada com a organização pessoal na Trilha de Valor. Caso esse assunto te interesse, inscreva-se clicando aqui.

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