O mito da multitarefa

Este texto foi originalmente publicado na Trilha de Valor #124: O mito da multitarefa, que foi enviada no dia 18 de fevereiro de 2026. Para receber a newsletter na sua caixa de entrada, inscreva-se aqui.

Um comportamento que reproduzo de vez em quando e percebo muito no trabalho é a multitarefa. O exemplo mais clássico é o de pessoas que estão respondendo mensagens e e-mails ao mesmo tempo que participam de reuniões. A simples menção do nome de quem não está focado no final de uma pergunta entrega que a atenção estava em outro lugar.

A questão que fica é: por que a gente se ilude com a multitarefa? Por que tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, mesmo sabendo que podemos nos cansar mais e fazer um trabalho com menos qualidade? Eu provavelmente não vou responder a essas perguntas aqui, mas pretendo compartilhar o que venho fazendo para ter um dia a dia de trabalho menos cansativo e mais atento.

O custo da mudança de contexto

Já compartilhei aqui anteriormente um artigo da Atlasssian que fala sobre o problema da mudança de contexto. Segundo o artigo, nós levamos, em média, 25 minutos para voltar para uma tarefa depois de sermos interrompidos. Imagine uma tarefa que pode ser concluída em 30 minutos, sendo interrompida 3 vezes. Se a tarefa for executada dentro do tempo planejado inicialmente, as interrupções fariam a execução demorar 105 minutos, só pelo tempo necessário para retomar a tarefa.

Além do custo de tempo, também temos o custo cognitivo. Uma tarefa simples pode se tornar mais complexa e cansativa se for necessário retomá-la diversas vezes. Por mais que se deseje atender a todos os chamados que chegam durante o dia, não se organizar e colocar limites pode nos cansar mentalmente e diminuir a qualidade da nossa entrega. Para nós, podemos estar fazendo o nosso melhor, para quem vê de fora, podemos estar sendo percebidos como insuficientes pela falta de organização.

Na minha opinião, não é factível passar muito tempo trabalhando além das nossas capacidades. Querer atender a todos, não perder nenhum prazo e não decepcionar ninguém é a receita para o esgotamento. É normal precisar renegociar prazos, precisar de um tempo antes de responder alguém ou explicar que algo não pode ser feito sem deixar de fazer outra tarefa.

Estratégias de organização

Quando for interrompido, antes de dar atenção para a interrupção, você pode anotar em que passo parou ou, melhor ainda, qual é o próximo passo. Assim, quando você for retomar a tarefa, vai ser mais fácil retomar a execução, sem precisar recapitular tudo o que foi feito.

Quando estiver em momentos de foco, pause as notificações e adicione um status indicando a sua indisponibilidade nos aplicativos de mensagem. Evite ficar consultando o celular e, se possível, deixe-o no modo silencioso.

Assim como não ter notificações, também é importante organizar o ambiente. Antes de iniciar uma tarefa importante, vá ao banheiro, pegue um copo d’água, faça um chimarrão, pegue um petisco e organize a sua mesa. Ou seja, remova todas as justificativas que poderiam tirar a sua atenção no momento de executar algo importante.

Para não deixar de atender às demandas externas, organize o seu dia para ter momentos de leitura de mensagens, leitura de e-mails e revisão de pendências que você tem com outras pessoas. Dependendo do volume de uso dessas ferramentas de comunicação, pode ser necessário ter vários momentos no dia para essas atividades.

Falo por experiência própria que essas estratégias são extremamente necessárias e que precisamos colocar um limite para trabalhar dentro da nossa capacidade. Querer ser um profissional de alto desempenho não precisa significar esgotar toda a sua energia e resolver todos os problemas que aparecem imediatamente.

Até a próxima!

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