Como organizo a minha agenda de trabalho

Uma das melhores dicas que já recebi sobre organização foi organizar o meu dia de acordo com o meu nível de energia. Quando parei para pensar a respeito, realmente existem coisas que eu sei fazer, mas o resultado não sai dos melhores justamente porque não estou no meu melhor momento. Desde então, tento manter a organização da minha agenda conforme o quanto estarei no meu melhor momento para determinada atividade.

Neste post, quero compartilhar como organizo a minha agenda atualmente, focando nas reuniões que eu sou a responsável por agendar.

Um ponto que precisa ficar bem claro é que cada pessoa é dona da sua própria agenda. Então, por mais que eu tenha os meus horários ideias agendados, nada impede que quem recebeu o convite prefira mudar de horário para também ter a sua própria agenda organizada da melhor forma possível. Outro ponto interessante de destacar é que se você trabalha em um lugar em que a sua agenda fica lotada do momento em que você inicia o trabalho até a hora de encerrar, talvez o que eu vou compartilhar não seja tão possível assim de aplicar na sua realidade.

Manhãs

Eu gosto muito de fazer trabalho que exige mais foco durante as manhãs. Porque é justamente nesse momento que estou no meu pico de energia. Por isso, eu agendo todos os 1:1’s do time para as manhãs. Por sorte, ninguém pediu para mudar o horário e eu consigo entrar nas agendas totalmente focada e presente.

Quando liderava dois times, com um número maior de integrantes, algumas pessoas acabavam ficando para a tarde. E era bem perceptível o quanto eu não estava com a mesma disposição para acompanhar a reunião. Não que eu não desse atenção para o meu liderado, mas conseguir ficar atenta era muito mais custoso do que seria no início do dia. Quando passei a liderar apenas um time, aproveitei para rever essas agendas e não tive mais esses problemas.

Outra atividade que gosto de fazer de manhã é a análise de métricas do time. Muitas vezes, com umas duas rodadas de Pomodoro eu já consigo analisar as métricas e gravar o vídeo que compartilho com o time. Quando tento fazer essa mesma atividade no final do dia, a revisão no dia seguinte sempre descobre alguma falha na análise.

Em resumo, gosto de reservar as minhas manhãs para reuniões e atividades que exigem mais do meu foco.

Tardes

De tarde, gosto de participar de reuniões de alinhamento gerais e de treinamentos. Seja eu ministrando ou participando do treinamento. Se eu vou ministrar o treinamento, uso a manhã para revisar o que vou passar e a tarde para executar o meu planejamento.

Também reservo os horários para estudar e para fazer atividades do meu PDI durante a tarde. Não que elas não exijam o meu foco, mas estudar e consumir uma lista de tarefas durante a tarde até ajuda a passar o dia mais rápido. E ainda tenho o bônus de encerrar o dia me sentindo produtiva. Geralmente, deixo tarefas mais simples para a tarde, como enviar alguns emails, coletar informações, pedir ajuda para alguém, ler os comunicados da empresa e coisas do tipo.

Se alguma tarefa analítica surgir e não for urgente, ela certamente será registrada na minha lista de tarefas e será passada, pelo menos, para a manhã do dia seguinte.

Quartas-feiras

A quarta-feira merece uma seção dedicada somente para ela, porque é o dia em que evito marcar reuniões e uso como dia de foco. Para deixar bem sinalizado, fecho a minha agenda com um evento chamado “Dia de foco”, desligo as notificações do Slack e mudo o meu status para “🎯 Dia de foco”. Assim, fica bem claro para os meus colegas de trabalho que a quarta-feira é um dia em que estou focada nas minhas atividades.

Durante o dia, sigo a mesma organização que comentei para as manhãs e as tardes. Pela manhã, eu consumo a minha lista de atividades pendentes do Microsoft To Do e de tarde eu reservo momentos para fazer as atividades do meu PDI e revisar os itens que tenho salvos para mais tarde no Slack. Geralmente são pendências que podem esperar e que dependem de alguma resposta minha na thread.

Como mencionei no início do post, cada pessoa é dona da sua agenda e pode gerenciá-la seguindo o seu nível de energia como guia. Mas existem alguns eventos que não temos como influenciar, como agendas que envolvem toda a empresa, por exemplo. Se alguma agenda menor fica muito próxima desses eventos e eu sei que vou precisar de um intervalo entre elas, tento negociar com as pessoas dessa outra agenda para, pelo menos, terminar um pouco antes e ter um tempo entre os eventos.

Conforme você vai aprendendo a gerenciar a sua agenda, a usar os recursos dela para marcar as reuniões nos melhores horários para todos os integrantes (aceitar, recusar ou propor novo horário) e configurar os seus status corretamente, se torna muito fácil ter um dia tranquilo e produtivo no trabalho. Na minha opinião, esse gerenciamento da agenda tem como principal benefício não terminar o dia esgotada. Quando consigo isso, a semana útil passa muito rápido, inclusive.

Espero que compartilhar essas dicas te ajude a ter uma melhor organização da sua agenda e a ter uma semana de trabalho mais prazerosa.

Até a próxima!

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