Lean Coffee

Quando queremos conduzir reuniões com pautas abertas, porém de forma organizada e estruturada, podemos recorrer ao formato do Lean Coffee. Já utilizei esse formato para conduzir retrospectivas e reuniões de negócio e acredito que é muito útil para instigar o debate entre os participantes. E é sobre ele que pretendo falar hoje.

O que é o Lean Coffee

O Lean Coffee é um formato de reunião que não possui pauta e usa um quadro Kanban para a condução da discussão.

Para fazer uma reunião seguindo o formato, basta montar um quadro com 3 colunas:

• Para discutir
• Discutindo
• Discutido

Os participantes da reunião iniciam preenchendo o quadro na coluna “Para discutir“ com os itens que gostariam de discutir durante o encontro.

Se a reunião possui um tema, os itens devem ser preenchidos de acordo. Ou seja, se você está participando de um Lean Coffee de agilidade, não faz sentido colocar um tópico de discussão sobre como investir em ações, por exemplo.

Caso você tenha dúvidas sobre os assuntos que estão no escopo do encontro ou não tenha nenhuma sugestão de pauta, isso não é um problema. Para participar do Lean Coffee não é obrigatório sugerir um tópico.

No próximo passo, cada participante tem direito de votar nos tópicos que gostaria de discutir. É o ode ser dado mais de um voto no mesmo post-it, de acordo com o interesse no que foi sugerido. O número total de votos em cada tópico define a ordem em que a discussão será feita.

A definição original sugere dois votos. Particularmente, gosto de definir o número de votos de acordo com o número de tópicos sugeridos versus número de participantes da reunião. Faço isso para evitar muitos post-its com o mesmo número de votos, mas não tenho nenhuma conta específica para essa definição.

Depois de definida a ordem da discussão, o tópico mais votado é passado para a coluna “Discutindo“ e se inicia a conversa. Depois que o assunto foi esgotado, o post-it é passado para “Discutido“.

Como é a facilitação

Quem facilita a reunião, fica responsável por organizar o Kanban e movimentar os post-its pelo quadro.

Também é de responsabilidade do facilitador controlar o tempo de discussão de cada tópico. Geralmente faço timeboxes de 5 minutos para cada post-it, sendo que, a cada votação em que o grupo decidir manter o mesmo assunto, são adicionados mais 5 minutos ao timer. Porém, esse tempo pode variar de acordo com o timebox total da reunião.

O facilitador deve manter a organização do quadro, movimentando os post-its entre as colunas conforme a discussão avança, sempre selecionando os assuntos mais votados para a próxima rodada. Além disso, também deve fazer a condução da votação da continuidade ou não de cada assunto.

Se for necessário algum plano de ação, o facilitador pode apoiar no registro de cada ação acordada.

Existem vários Lean Coffees temáticos e é uma ótima forma de encontrar pessoas com o mesmos interesses para conversar. No meu contexto, fazemos Lean Coffees no trabalho para discutir assuntos que precisam de mais pessoas para tomada de decisão e acredito que se encaixa em qualquer tema.

Você já participou de algum Lean Coffee? Facilita de uma forma um pouco diferente? Como sempre, a seção de comentários está aberta para trocas e sugestões.

Até a próxima!

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