Retrospectiva

Trabalhar por um período indefinido no mesmo time exige que se mantenha a melhoria contínua como prática. De outra forma, a manutenção do trabalho de qualidade é inviável. Pensando nisso, a agilidade prevê que os times reflitam sobre como tornar o trabalho mais eficaz, em intervalos regulares.

Esse ponto é atendido pelo Scrum na Retrospectiva e é sobre ela que quero falar nesse post de hoje.

O que é a Retrospectiva

De forma resumida, temos a seguinte definição no Scrum Guide:

O Time Scrum inspeciona como foi a Sprint anterior em relação às pessoas, interações, processos, ferramentas e o Definition of Done. O time discute o que deu certo durante a Sprint, quais problemas foram encontrados e como esses problemas foram (ou não foram) resolvidos.

Ela é o último evento da Sprint e existe uma infinidade de dinâmicas que podemos aplicar para atender à definição.

Quando planejo uma Retrospectiva, sempre levo em consideração os seguintes pontos:

• Qual foi o plano de ação da Retrospectiva anterior
• Qual situação ou impedimento me chamou mais a atenção na Sprint anterior
• Como está a moral do time

Uso esses tópicos como guia na estruturação da cerimônia e na escolha das atividades que vamos fazer.

O que é o plano de ação

Sempre finalizo a cerimônia com o time firmando um acordo, que chamamos de plano de ação. O plano de ação nada mais é do que a lista de atividades que vamos nos comprometer a fazer para melhorar os pontos de atenção identificados ou manter os pontos positivos.

Gosto de manter o plano curto, com no máximo 5 itens, para que seja possível o time concluir todas as ações acordadas. Como exemplo, poderíamos ter o seguinte plano de ação:

• Incluir comentários sobre testes na história de usuário
• Atualizar o quadro de tarefas antes da Daily
• Implementar a tolerância de 10 minutos antes da Planning começar

As ações precisam ser factíveis, condizentes com os problemas enfrentados pelo time e focadas na melhoria dos processos.

Caso algum integrante do time esteja com dificuldades, recomendo que não se misture as sugestões de evolução individual com as sugestões de evolução do time. Salvo quando for sinalizada alguma habilidade que o time entende que precisa melhorar em conjunto.

Estrutura de uma Retrospectiva

Divido a Retrospectiva do time em 5 partes:

1. Check-in
2. Avaliação do plano de ação da Retrospectiva anterior
3. Dinâmica de inspeção da Sprint
4. Criação do plano de ação
5. Check-out

Nem sempre consigo fazer todas as etapas. Às vezes, precisamos pular o check-out porque a discussão se estendeu, por exemplo. Mas essas são etapas que considero como básicas no momento de planejar a cerimônia.

Check-in

Para abrir a cerimônia, podemos fazer um check-in, ou seja, um momento para entender como cada um está chegando para a reunião. Como comentei anteriormente, gosto de saber a moral do time para decidir qual será o tom da Retrospectiva e o check-in é um bom apoio para tirar qualquer dúvida da minha interpretação.

Falando em termos de diferenças na dinâmica a partir dessa informação, considero que em alguns dias a reunião vai ser bem produtiva. Em outros dias, pode ser preciso que eu fale um pouco mais, para motivar as pessoas a colaborarem e darem suas opiniões.

Nessa parte já usei templates bem simples, como o da pilha, ou alguns um pouco mais elaborados (por causa do trabalho para montar) como o quadro com os humores baseados no Super Mario.

Avaliação do plano de ação da Retrospectiva anterior

Antes de começar a falar sobre os pontos de atenção da Sprint anterior, verifico com o time se conseguimos implementar as melhorias acordadas na Retrospectiva anterior.

Geralmente, apenas incluo post-its com as ações e passo por cada um deles, questionando o time se concluímos a ação ou não. Caso tenhamos falhado com alguma ação, esse ponto já serve de insumo para a Retrospectiva atual.

Dinâmica de inspeção da Sprint

Aqui é onde eu deixo a imaginação solta. Mas, nas primeiras vezes, costumo usar alguns templates mais simples.

Para a primeira Retrospectiva com o time, uso o modelo com 4 colunas:

1. Pontos positivos: o que fizemos bem na última Sprint e devemos manter nas Sprints seguintes?
2. Pontos negativos: o que poderíamos ter feito melhor na última Sprint e devemos evitar nas Sprints seguintes?
3. Sugestões: o que podemos fazer para melhorar os pontos negativos?
4. Elogios: elogios para alguém ou alguma situação que ocorreu na última Sprint.

Na minha opinião, esse formato é o mais simples e direto para que o time entenda o propósito da Retrospectiva. Depois de algumas Sprints, começo a trazer outros formatos para o time.

Existem duas boas fontes para buscar dinâmicas online:

• FunRetrospectives: além de várias dinâmicas para Retrospectivas, também possui sugestões de check-in, check-out e outras atividades para engajar times. As dinâmicas possuem sugestões para o formato remoto e ilustrações de como organizar o quadro para a facilitação
• Ferramentas de quadro virtual: as ferramentas que podemos utilizar para facilitar reuniões remotas geralmente possuem templates prontos para apoiar no momento de montar uma dinâmica. É o caso do Mural, Miro e Conceptboard, por exemplo

Quando estou querendo fazer algo um pouco mais diferente, costumo criar dinâmicas que, além de quebrar as expectativas do time, também façam o pessoal se divertir. Na última vez que fiz isso, criei um jogo de tabuleiro temático, onde cada carta falava sobre uma característica ou situação específica de cada integrante do time e solicitava uma sugestão para algum problema que o time enfrentava.

Além de ser bem divertido e ter engajado o time, também consegui ouvir a opinião de todos a respeito de pontos de atenção que eu já havia notado e que não tinham surgido em nenhuma Retrospectiva anterior.

Criação do plano de ação

Muitas vezes, a discussão durante a dinâmica gera muitas sugestões de melhoria. Por isso, gosto de reservar um momento para que o time possa priorizar quais são as ações que vamos nos comprometer para a próxima Sprint.

Mesmo que todas sejam pertinentes, se comprometer com muitas coisas ao mesmo tempo é prejudicial e a Retrospectiva vira um momento para discutir porque não seguimos com nenhum acordo adiante.

Então, depois de gerarmos algumas sugestões, o time vota nas ações mais urgentes e avalia com quantas podemos nos comprometer. Geralmente sugiro até 5 ações, mas, se existe alguma ação que exige um pouco mais de esforço, sempre sinalizo para o time que esse número pode ser reduzido.

Um ponto importante aqui: muitas vezes as pessoas entendem que deixar ações de fora parece falta de interesse ou comprometimento. Mas o mais importante é ir melhorando aos poucos e de forma constante.

Check-out

Geralmente o momento mais sacrificado quando a discussão é produtiva. Mas sempre é bom saber como as pessoas estão saindo dessa cerimônia. Será que elas estão mais energizadas? Ou estão saindo cansadas?

Dependendo do resultado, podemos repensar sobre alguns pontos da reunião e colher feedbacks sobre como melhorar esse momento. Gosto também de sempre reforçar que a própria Retrospectiva pode entrar como ponto de atenção. Seja a condução, a dinâmica escolhida ou o tamanho de plano de ação. A intenção é inspecionar todos os aspectos da Sprint, inclusive a atuação da Scrum Master.

São os acordos gerados nas Retrospectivas que permitem que o time se ajuste e amadureça. Também são eles os responsáveis por manter um time feliz trabalhando junto. Por isso, espero que você trabalhe em um time que dê a devida importância para essa cerimônia.

Tem alguma sugestão de melhoria para a minha facilitação ou conhece alguma outra fonte de dinâmicas interessantes? Fique à vontade para mandar sugestões na seção de comentários.

Até a próxima!

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